Declaración de privacidad para empleados internos

Bienvenido a FlexToday y sus empresas relacionadas. Para brindar nuestros servicios lo mejor posible, recopilamos y utilizamos información sobre usted. Estamos comprometidos a proteger y respetar su privacidad. 

Esta Declaración de Privacidad (Declaración) describe sus derechos de privacidad en relación con los datos sobre usted que procesamos, así como los pasos que tomamos para proteger su privacidad. Sabemos que es mucha información, pero lea atentamente esta Declaración. Hemos agregado una tabla de contenido para que pueda ir directamente a los temas que le parezcan interesantes. 

Tabla de contenidos 
• ¿Qué significan los términos de esta Declaración? 
• Qué datos personales se recopilan y utilizan FlexToday? 
• ¿Por qué utilizamos sus datos personales? 
• ¿Qué dice la ley al respecto? 
• ¿Tienes que facilitarnos los datos personales que te solicitamos? 
• ¿Procesamos sus datos personales sin intervención humana? 
• ¿Cuánto tiempo conservan mis datos personales? 
• ¿Transmitimos sus datos personales a terceros? 
• ¿Qué derechos tienes? 
• ¿Utilizamos sistemas de supervisión en el trabajo? 
• ¿Qué pasa con la seguridad de los datos cuando se utilizan los sistemas de la empresa? 
• ¿Cómo puedes contactarnos? 
• ¿Cómo manejamos los cambios a esta Declaración? 

¿Qué significan los términos de esta Declaración? 
En primer lugar, debe quedar claro para todos lo que significan algunos de los términos de esta Declaración. 
Probablemente sea obvio, pero en esta Declaración se hace referencia a usted como “tú, tú, tú o tu”. 
Y cuando hablamos de “nosotros, nosotros, nosotros, nuestro” o sobre el “Negocios" queremos decir FlexToday o (una de) sus empresas relacionadas. Suministros a través de diversas empresas. FlexToday múltiples actividades de RR.HH. (Recursos Humanos) como servicios de empleo temporal, adscripción, gestión de nóminas, reclutamiento y selección, evaluaciones, orientación de nóminas, desarrollo de talento, formación y educación, recolocación y movilidad internacional (“nuestro Actividades de negocio"). 

Para llevar a cabo nuestras actividades comerciales, la Compañía utiliza diversos sistemas informáticos. En algunos casos, la Compañía ofrece un Portal de Autoservicio (“Portal") para candidatos y personal. A través de este Portal usted podrá actualizar su propia información, como sus datos de contacto y bancarios. 

Finalmente, esta Declaración se refiere a información sobre individuos, como datos sobre usted. Se trata de datos sobre usted, pero también de opiniones sobre usted y sus puntos de vista (por ejemplo, "Soy un aficionado al fútbol"). No se trata tanto de información sobre la Compañía (aunque ambas a veces se superponen). Este tipo de información también se denomina “datos personales” o “información que puede rastrearse hasta una persona”. En esta Declaración utilizamos el término “Persoonsgegevens. 

¿Qué datos personales recopila y utiliza la Compañía? 
La información personal que la Compañía normalmente recopila incluye: 
• su nombre, fecha y lugar de nacimiento, datos de contacto y cualificaciones (información, cursos de formación y prácticas) y toda otra información que haya indicado en su currículum vitae/CV; 
• si se comunica con nosotros, en algunos casos mantendremos un registro de esa correspondencia; 
• comentarios sobre usted de nuestro personal y de terceros con los que colabora o para los que trabaja, y otras evaluaciones; Si envía comentarios a otras personas, normalmente también los guardamos. Estos también son tus datos personales (al fin y al cabo, es tu opinión); 
• También podemos recopilar información sobre su uso de nuestros sistemas, como (sin limitación) su dirección IP, navegador, marca de tiempo, datos de ubicación, blogs y otros datos de comunicación y los recursos que utiliza. Esta información facilitará el uso de nuestros sistemas en el futuro; 
• información sobre cualquier limitación y cualquier ajuste que necesitemos hacer para usted en el lugar de trabajo; 
• También recopilamos los siguientes datos de su relación laboral con la empresa: 

o su género, nacionalidad, copia de documentos de identidad, copias de diplomas, comprobante de domicilio y copias de documentos que demuestren que se le permite trabajar en los lugares donde trabajará (visados, permisos de trabajo, permisos de empleo, etc.); 
o datos salariales, datos de su cuenta bancaria (incluida una copia de su tarjeta bancaria), su número de servicio al ciudadano (BSN), su grupo de tipos impositivos, declaración de impuestos sobre los salarios, número de impuesto, cualquier deducción (voluntaria); 
o registros de asistencia y ausencia, tiempo dedicado a asignaciones, capacitación, ascensos, investigaciones y asuntos disciplinarios; 
o información sobre su uso de nuestros sistemas de TI y edificios de la empresa (incluidos sistemas de videovigilancia con cámaras y portero automático); 
o información sobre viajes de negocios (fechas de viaje, detalles de la tarjeta de crédito, número de pasaporte, gastos incurridos) para negociar, organizar y comprar todos los asuntos relacionados con los viajes (por ejemplo: billetes de avión, reservas de tren, hotel y alquiler de coches) y el reembolso de los gastos de viaje; 
o fotografías y vídeos de su presencia en sesiones de formación o similares (durante la sesión se le dará la oportunidad de indicar que no desea ser fotografiado ni grabado en vídeo); y 
o fotografías y vídeos de su presencia en sesiones de formación o similares (durante la sesión se le dará la oportunidad de indicar que no desea ser fotografiado ni grabado en vídeo); y 
o en situaciones en las que esto sea estrictamente necesario y legalmente permitido, también podremos procesar ciertos datos médicos sobre usted.

¿Por qué utilizamos tus datos personales? 
La Compañía recopila y procesa datos personales por los siguientes motivos (finalidades): 
1. para cumplir con nuestras obligaciones hacia usted como empleador o cliente (en el caso de contratistas individuales) cuando comience a trabajar para la Compañía; y al comenzar su trabajo para la Compañía: 

a) para cumplir con su contrato de trabajo, así como todos los demás acuerdos y reglas que nuestro contrato de trabajo u otra relación contractual con usted debe cumplir;
b) implementar y mejorar políticas de gestión del talento (incluido el análisis general de los talentos en la fuerza laboral); 
c) llevar a cabo otras actividades de recursos humanos (como gestión de tareas, gestión de asistencias y ausencias, gestión de formación y gestión de personas, gestión de costes y procedimientos disciplinarios); 
d) administrar acciones y otros bienes a los que pueda tener derecho; 
e) promover la seguridad y protección de personas, instalaciones, sistemas y activos; 
f) asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos internos; 
g) gestionar las comunicaciones y otros sistemas utilizados por FlexToday (incluidas bases de datos de contactos internos); 
h) investigar y responder a incidentes y quejas; 
i) cumplir con obligaciones y cooperar con las investigaciones de la policía, el gobierno o los reguladores; 
j) en el caso de fotografías o vídeos de sesiones de formación, informar internamente y a terceros que las sesiones de formación han tenido lugar y registrar su contenido (por ejemplo, en actualizaciones internas), así como comercializar internamente sesiones similares; o 
k) participar en una adquisición, venta o empresa conjunta posible o real de una (parte de) empresa o empresa en la que un miembro de FlexToday quiere participar. 

2. cumplir con las obligaciones legales cuando sea necesario 
3. seguir desarrollando y mejorando nuestros sistemas/procesos; Esto sucede principalmente en el contexto de nuevos sistemas y procesos de TI, de modo que los datos sobre usted puedan usarse para probar los nuevos sistemas y procesos de TI donde los datos ficticios no pueden simular completamente el funcionamiento de ese nuevo sistema de TI. 
4. realizar estudios, investigaciones y análisis estadísticos, por ejemplo, para comparar la efectividad de la colocación de empleados con clientes en diversas industrias y áreas geográficas para identificar factores que podrían influir en cualquier diferencia que podamos experimentar al hacerlo; 
5. para transferir datos a terceros (ver más abajo). 

¿Qué dice la ley sobre esto?
La ley establece que siempre debe existir una “base legal” para poder procesar los datos que tenemos sobre usted. 
cuando tu con FlexToday obras, el procesamiento de datos personales para todos los fines indicados se basa en motivos de procesamiento tales como la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte (ver arriba – propósitos 1), el procesamiento es necesario para cumplir con obligaciones legales o reglamentarias (propósitos 1 y 2) y/o el procesamiento es necesario en interés legítimo de FlexToday y su personal para llevar a cabo un negocio de una manera que no perjudique indebidamente sus intereses o derechos y libertades fundamentales (finales 1, 3, 4 y 5). Si el procesamiento es necesario para los intereses legítimos de FlexToday, nos aseguramos de que el procesamiento se lleve a cabo de tal manera que nuestros intereses legítimos prevalezcan sobre los intereses de cualquier individuo. Solo procesamos sus datos personales por otros motivos cuando usted da su permiso para ello (otro motivo de procesamiento). 

¿Tienes que facilitarnos los datos personales que te pedimos? 
Proporcionar sus datos personales es un requisito para celebrar un contrato con usted y/o mantener dicho contrato. Esto significa que es necesario que tengamos tus datos. 
Además, si no nos facilitas tus datos personales, no podrás participar en determinados procesos como el desarrollo profesional. 

¿Procesamos datos personales sobre usted sin intervención humana? 
Sí, eso es verdad. La Compañía utiliza sistemas/procesos automatizados y toma de decisiones automatizada (como la elaboración de perfiles) para brindarle a usted y a nuestros clientes los servicios que nos solicitan. Por ejemplo, si nuestros clientes están buscando candidatos para un puesto, podemos realizar una búsqueda en nuestras listas de candidatos según criterios automatizados para crear una lista corta. 

¿Cuánto tiempo conserváis mis datos personales? 
Los períodos de conservación de sus datos personales dependen del propósito respectivo para el cual se procesan estos datos. No es posible proporcionar una descripción general de los distintos períodos de retención en un formato razonablemente comprensible en esta declaración de privacidad. El criterio utilizado para determinar el período de retención aplicable es que conservaremos los datos personales descritos en esta declaración de privacidad durante el tiempo que (i) sea necesario para el propósito respectivo, (ii) sea necesario para llevar a cabo nuestra relación comercial con usted para realizar, (iii) usted ha dado permiso para ello y/o (iv) es necesario de acuerdo con las reglas de retención determinadas por la ley. La Compañía puede (y en algunos casos estamos obligados legalmente a hacerlo según el tipo de datos) conservar sus datos durante varios años después de que finalice su contrato laboral con nosotros. En general, almacenamos datos sobre impuestos y su contrato de trabajo, datos financieros (incluidos datos de nómina y datos sobre su salario, etc.) durante un máximo de 7 años después de la finalización del contrato de trabajo. Sólo utilizamos datos sensibles si es estrictamente necesario y está legalmente permitido. 

¿Transmitimos sus datos personales a terceros? 
Como se indicó anteriormente, normalmente cedemos sus datos a terceros. Hacemos esto para cumplir con los propósitos indicados anteriormente. Hacemos esto en las siguientes circunstancias: 

• A nuestros proveedores. Por ejemplo, podemos contratar a un proveedor para que realice trabajos administrativos y operativos para respaldar nuestra relación con usted. Los proveedores están sujetos por obligaciones contractuales y otras obligaciones legales a manejar sus datos de manera confidencial y respetar su privacidad, y solo tienen acceso a los datos que necesitan para llevar a cabo su trabajo; Estos proveedores suelen ser proveedores de servicios de TI (que alojan o respaldan nuestros sistemas de TI, así como información sobre usted), administradores de edificios de la empresa (que supervisan la seguridad física de las instalaciones de nuestra empresa y, por lo tanto, necesitan saber quién es usted para poder concederle acceso). ), proveedores de servicios relacionados con recursos humanos (que llevan a cabo el procesamiento de nóminas o beneficios laborales adicionales en nuestro nombre, como servicios de catering en el lugar de trabajo para empleados y colegas), proveedores de viajes (que gestionan y organizan viajes para colegas y empleados) o servicios administrativos financieros y Proveedores de servicios administrativos (que pueden procesar datos personales de empleados y colegas que deben procesar las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar). 
• A los miembros de FlexToday en los Países Bajos para el necesario intercambio de datos entre empresas. 
• Compartimos su información con el gobierno, la policía, los reguladores o las autoridades encargadas de hacer cumplir la ley si, de manera discrecional, creemos que estamos legalmente obligados a hacerlo, tenemos el derecho de hacerlo o si sería necesario hacerlo en el interés de la prudencia; y 
• cuando, como parte de la debida diligencia relacionada con (la ejecución de) una fusión, adquisición, cambio de proveedor de servicios u otra transacción comercial, necesitemos revelar sus datos al comprador o vendedor potencial, al nuevo proveedor de servicios o a sus asesores. 

¿Qué derechos tienes? 
• Derecho a acceder y obtener copia de sus datos personales: 
Tiene derecho a solicitar confirmación sobre si procesamos sus datos personales. Si ese es el caso, tiene derecho a acceder a sus datos personales y a cierta información sobre cómo se procesan. En algunos casos podrá solicitarnos que le enviemos una copia electrónica de sus datos. Si hay disponible un sistema de autoservicio como un Portal, le recomendamos que descargue sus datos a través de esta opción. 
• Derecho a corregir sus datos personales 
Si puede demostrar que los datos personales que tenemos sobre usted son incorrectos, puede solicitarnos que actualicemos o corrijamos estos datos. Si hay disponible un sistema de autoservicio como un Portal, nos gustaría sugerirle que actualice sus datos a través de esta opción. 
• Derecho al olvido/a la eliminación de datos 
Si no es necesario que conservemos o procesemos datos por cualquier otro motivo, puede solicitarnos que dejemos de procesarlos (o que los limitemos) o que borremos algunos o todos sus datos personales. 
• Derecho de oposición 
En la medida en que el procesamiento de sus datos se base en los intereses legítimos de la Compañía (y no en otros motivos de procesamiento) o se relacione con el marketing directo, tiene derecho a oponerse al procesamiento de sus datos por parte de la Compañía en función de su situación personal. 

Si desea ejercer alguno de sus derechos, envíe un correo electrónico a privacidad@flextoday.nl. Si se comunica con nosotros por correo electrónico para ejercer sus derechos, la Compañía puede pedirle que se identifique antes de tomar medidas sobre su solicitud. 

Por último, también tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad holandesa de protección de datos, es decir, la Autoridad Holandesa de Protección de Datos. Den Haag. 

¿Utilizamos sistemas de supervisión en el trabajo? 
En la medida permitida por la ley FlexToday se reserva el derecho de controlar, monitorear y registrar el acceso, el uso y el contenido de cualquier dato mantenido o procesado por los sistemas de TI de la Compañía. Hacemos esto para los fines (e) y (h) que hemos descrito anteriormente. Nos gustaría mencionar este punto por separado para que sepa que su uso de los sistemas informáticos relacionados con el trabajo puede ser supervisado por otras personas. 

¿Qué pasa con la seguridad de los datos cuando se utilizan los sistemas de la empresa? 
Usted es responsable de mantener la seguridad de sus datos de inicio de sesión en los sistemas de la Compañía, en particular la contraseña que le hemos asignado o que usted mismo ha elegido. Estos datos de inicio de sesión son sólo para uso personal. No puede compartir datos de inicio de sesión u otra información de cuenta con otros o terceros. 

¿Cómo puedes contactarnos? 
¿Tiene alguna pregunta o comentario sobre esta Declaración de Privacidad o desea obtener más información sobre cómo protegemos sus datos personales y/o si desea ponerse en contacto con el Delegado de Protección de Datos (DPO) de FlexToday, envíenos un correo electrónico a privacidad@flextoday.nl.

¿Cómo abordamos los cambios en esta Declaración de privacidad? 
Los términos de esta Declaración pueden cambiar de vez en cuando. Publicaremos cualquier cambio importante en esta Declaración proporcionando avisos apropiados en el sitio We! o comunicándonos con usted a través de otros canales de comunicación. 

FlexToday,
De mayo de 2019