Oświadczenie o ochronie prywatności dla pracowników wewnętrznych

Witamy w FlexToday i powiązanych z nią spółek. Aby jak najlepiej świadczyć nasze usługi, zbieramy i wykorzystujemy informacje o Tobie. Zależy nam na ochronie i poszanowaniu Twojej prywatności. 

Niniejsza Polityka prywatności (Oświadczenie) opisuje Twoje prawa do prywatności w odniesieniu do przetwarzanych przez nas danych o Tobie, a także kroki, które podejmujemy, aby chronić Twoją prywatność. Wiemy, że to dużo informacji, prosimy jednak o uważne zapoznanie się z niniejszym Oświadczeniem. Dodaliśmy spis treści, dzięki czemu możesz od razu przejść do tematów, które uznasz za interesujące. 

Spis treści 
• Co oznaczają terminy użyte w niniejszym Oświadczeniu? 
• Jakie dane osobowe są gromadzone i wykorzystywane FlexToday? 
• Dlaczego wykorzystujemy Twoje dane osobowe? 
• Co mówi na ten temat prawo? 
• Czy musisz podawać nam dane osobowe, o które Cię prosimy? 
• Czy przetwarzamy Twoje dane osobowe bez interwencji człowieka? 
• Jak długo przechowujecie moje dane osobowe? 
• Czy przekazujemy Twoje dane osobowe podmiotom trzecim? 
• Jakie masz prawa? 
• Czy w pracy korzystamy z systemów nadzoru? 
• A co z bezpieczeństwem danych podczas korzystania z systemów firmowych? 
• Jak możesz się z nami skontaktować? 
• Jak postępujemy ze zmianami w niniejszym Oświadczeniu? 

Co oznaczają terminy zawarte w tym Oświadczeniu? 
Po pierwsze, dla wszystkich musi być jasne, co oznaczają niektóre terminy użyte w niniejszym Oświadczeniu. 
To prawdopodobnie oczywiste, ale w tym Oświadczeniu określani są Państwo jako „ty, ty, ty lub twój”. 
A kiedy mówimy o „my, my, my, nasz” lub o „BEDRIJF" mamy na myśli FlexToday lub (jednej z) powiązanych z nią spółek. Dostawy za pośrednictwem różnych firm FlexToday liczne działania związane z zasobami ludzkimi (zasoby ludzkie), takie jak usługi pracy tymczasowej, oddelegowanie, zarządzanie płacami, rekrutacja i selekcja, oceny, doradztwo w zakresie płac, rozwój talentów, szkolenia i edukacja, outplacement i mobilność międzynarodowa („nasze Działalność gospodarcza"). 

W celu prowadzenia działalności gospodarczej Spółka korzysta z różnych systemów informatycznych. W niektórych przypadkach Spółka oferuje Portal samoobsługowy („Portal") dla kandydatów i personelu. Za pośrednictwem tego Portalu możesz aktualizować własne informacje, takie jak dane kontaktowe i dane bankowe. 

Wreszcie, niniejsze Oświadczenie dotyczy informacji o osobach fizycznych – takich jak dane o Tobie. Dotyczy to faktów na Twój temat, ale także opinii na Twój temat i Twoich poglądów (np. „Jestem kibicem piłki nożnej”). Nie chodzi tu wcale o informacje o Firmie (choć te informacje czasami się pokrywają). Ten rodzaj informacji nazywany jest także „danymi osobowymi” lub „informacjami, które można powiązać z osobą”. W niniejszym Oświadczeniu używamy terminu „Dane osobowe". 

Jakie dane osobowe gromadzi i wykorzystuje Spółka? 
Dane osobowe, które Spółka zazwyczaj gromadzi, obejmują: 
• Twoje imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, dane kontaktowe i kwalifikacje (informacje, szkolenia i staże) oraz wszystkie inne informacje, które podałeś w swoim CV/CV; 
• jeśli skontaktujesz się z nami, w niektórych przypadkach będziemy prowadzić rejestr tej korespondencji; 
• informacje zwrotne na Twój temat od naszych pracowników i stron trzecich, z którymi współpracujesz lub dla których pracujesz, oraz inne oceny; Jeśli przekazujesz opinię innym osobom, zazwyczaj ją również zapisujemy. To także Twoje dane osobowe (w końcu to Twoje zdanie); 
• możemy również zbierać informacje na temat korzystania przez Ciebie z naszych systemów, takie jak (bez ograniczeń) Twój adres IP, przeglądarka, sygnatura czasowa, dane o lokalizacji, blogi i inne dane komunikacyjne oraz wykorzystywane przez Ciebie zasoby. Informacje te ułatwią korzystanie z naszych systemów w przyszłości; 
• informacje o wszelkich ograniczeniach i dostosowaniach, których musimy dokonać dla Ciebie w miejscu pracy; 
• W związku z Twoim stosunkiem pracy z firmą zbieramy także następujące dane: 

o płeć, narodowość, kopie dokumentów tożsamości, kopie dyplomów, potwierdzenie adresu oraz kopie dokumentów potwierdzających, że możesz pracować w miejscu, w którym będziesz pracować (wizy, zezwolenia na pracę, zezwolenia na zatrudnienie itp.); 
o dane dotyczące wynagrodzenia, dane konta bankowego (w tym kopia karty bankowej), numer ubezpieczenia społecznego (BSN), grupę stawek podatkowych, oświadczenie o podatku od wynagrodzeń, numer podatkowy, wszelkie (dobrowolne) odliczenia; 
o ewidencja obecności i nieobecności, czas spędzony na zadaniach, szkoleniach, awansach, dochodzeniach i sprawach dyscyplinarnych; 
o informacje o tym, jak korzystasz z naszych systemów informatycznych i budynków firmowych (w tym systemów monitoringu kamerowego i domofonów); 
o informacje dotyczące podróży służbowych (daty podróży, dane karty kredytowej, numer paszportu, poniesione wydatki) w celu negocjacji, organizacji i zakupu wszelkich spraw związanych z podróżą (np.: rezerwacji biletów lotniczych, pociągów, hoteli i wypożyczonych samochodów) oraz zwrotu kosztów podróży; 
o zdjęcia i filmy przedstawiające Twoją obecność na szkoleniach lub podobnych sesjach (podczas sesji będziesz mieć możliwość zaznaczenia, że ​​nie chcesz, aby Cię fotografowano lub nagrywano na wideo); I 
o zdjęcia i filmy przedstawiające Twoją obecność na szkoleniach lub podobnych sesjach (podczas sesji będziesz mieć możliwość zaznaczenia, że ​​nie chcesz, aby Cię fotografowano lub nagrywano na wideo); I 
o w sytuacjach, gdy jest to bezwzględnie konieczne i prawnie dopuszczalne, możemy przetwarzać także niektóre Twoje dane medyczne.

Dlaczego wykorzystujemy Twoje dane osobowe? 
Spółka gromadzi i przetwarza dane osobowe w następujących celach (celach): 
1. w celu wywiązania się z naszych zobowiązań wobec Ciebie jako pracodawcy lub klienta (w przypadku indywidualnych kontrahentów) w momencie rozpoczęcia przez Ciebie pracy w Spółce; a po rozpoczęciu pracy w Spółce: 

a) w celu przestrzegania Twojej umowy o pracę, a także wszystkich innych umów i zasad, których musi przestrzegać nasza umowa o pracę lub inny stosunek umowny z Tobą;
b) wdrażanie i doskonalenie polityk zarządzania talentami (w tym ogólna analiza talentów wśród pracowników); 
c) prowadzenie innych działań kadrowych (takich jak zarządzanie zadaniami, zarządzanie frekwencją i nieobecnościami, zarządzanie szkoleniami i zarządzanie ludźmi, zarządzanie kosztami i postępowaniami dyscyplinarnymi); 
d) zarządzania akcjami i innymi aktywami, do których możesz być uprawniony; 
e) promować bezpieczeństwo i ochronę ludzi, obiektów, systemów i aktywów; 
f) zapewnienie zgodności z wewnętrznymi politykami i procedurami; 
g) zarządzać komunikacją i innymi systemami używanymi przez FlexToday (w tym wewnętrzne bazy danych kontaktowych); 
h) badać i reagować na incydenty i skargi; 
i) przestrzegać obowiązków i współpracować podczas dochodzeń prowadzonych przez policję, rząd lub organy regulacyjne; 
j) w przypadku zdjęć lub filmów z sesji szkoleniowych raportowanie wewnętrznie i osobom trzecim, że szkolenia się odbyły i utrwalanie ich treści (np. w aktualizacjach wewnętrznych), a także wewnętrzne marketingowanie podobnych sesji; Lub 
k) uczestniczyć w możliwym lub faktycznym przejęciu, sprzedaży lub wspólnym przedsięwzięciu (części) spółki lub spółki, w której członek FlexToday chce wziąć udział. 

2. w razie potrzeby wywiązać się z obowiązków prawnych 
3. dalszy rozwój i doskonalenie naszych systemów/procesów; Dzieje się tak głównie w kontekście nowych systemów i procesów informatycznych, tak aby dane o Tobie mogły zostać wykorzystane do testowania nowych systemów i procesów informatycznych, w przypadku których fikcyjne dane nie mogą w pełni symulować działania tego nowego systemu informatycznego. 
4. przeprowadzania badań, badań statystycznych i analiz, na przykład w celu porównania efektywności pośrednictwa pracy z klientami z różnych branż i obszarów geograficznych w celu zidentyfikowania czynników, które mogą mieć wpływ na wszelkie różnice, których możemy doświadczyć przy tym; 
5. do przekazywania danych podmiotom trzecim (patrz poniżej). 

Co na ten temat mówi prawo?
Prawo stanowi, że zawsze musi istnieć „podstawa prawna”, aby móc przetwarzać dane, które o Tobie posiadamy. 
Kiedy ty z FlexToday działa, przetwarzanie danych osobowych we wszystkich podanych celach opiera się na podstawach przetwarzania takich jak wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (patrz wyżej – cel 1), przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązków prawnych lub regulacyjnych (cele 1 i 2) i/lub przetwarzanie jest wymagane w prawnie uzasadnionym interesie FlexToday i jej pracowników do prowadzenia działalności w sposób, który nie szkodzi nadmiernie Twoim interesom lub podstawowym prawom i wolnościom (cele 1, 3, 4 i 5). Jeżeli przetwarzanie jest niezbędne ze względu na prawnie uzasadniony interes FlexTodayzapewniamy, że przetwarzanie odbywa się w taki sposób, aby nasze prawnie uzasadnione interesy przeważały nad interesami każdej osoby. Przetwarzamy Twoje dane osobowe na innej podstawie tylko wtedy, gdy wyrazisz na to zgodę (inna podstawa przetwarzania). 

Czy musisz podawać nam dane osobowe, o które Cię prosimy? 
Podanie przez Ciebie danych osobowych jest wymogiem zawarcia z Tobą umowy i/lub utrzymania tej umowy. Oznacza to, że posiadanie Twoich danych jest konieczne. 
Ponadto, jeżeli nie podasz nam swoich danych osobowych, nie będziesz mógł uczestniczyć w niektórych procesach np. rozwoju kariery. 

Czy przetwarzamy Twoje dane osobowe bez interwencji człowieka? 
Tak to prawda. Firma korzysta z zautomatyzowanych systemów/procesów i zautomatyzowanego podejmowania decyzji (takich jak profilowanie), aby świadczyć Tobie i naszym klientom usługi, o które prosisz. Na przykład, jeśli nasi klienci szukają kandydatów na dane stanowisko, możemy przeszukać nasze listy kandydatów w oparciu o zautomatyzowane kryteria, aby utworzyć krótką listę. 

Jak długo przechowujecie moje dane osobowe? 
Okresy przechowywania Twoich danych osobowych zależą od celu, w jakim te dane są przetwarzane. W niniejszym oświadczeniu o ochronie prywatności nie jest możliwe przedstawienie przeglądu różnych okresów przechowywania w w miarę zrozumiałej formie. Kryteria stosowane przy ustalaniu obowiązującego okresu przechowywania są następujące: będziemy przechowywać dane osobowe opisane w niniejszym oświadczeniu o ochronie prywatności tak długo, jak (i) jest to konieczne do danego celu, (ii) jest konieczne do prowadzenia naszej relacji biznesowej z Tobą, aby wykonać, (iii) wyraziłeś na to zgodę i/lub (iv) jest to wymagane zgodnie z zasadami przechowywania określonymi przez prawo. Spółka może (a w niektórych przypadkach jesteśmy do tego prawnie zobowiązani, w zależności od rodzaju danych) przechowywać Twoje dane przez kilka lat po wygaśnięciu umowy o pracę z nami. Ogólnie rzecz biorąc, przechowujemy dane o podatkach i Twojej umowie o pracę, dane finansowe (w tym dane płacowe i dane o Twoim wynagrodzeniu itp.) przez maksymalnie 7 lat po zakończeniu umowy o pracę. Dane wrażliwe wykorzystujemy tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne i dozwolone przez prawo. 

Czy przekazujemy Twoje dane osobowe podmiotom trzecim? 
Jak wskazano wcześniej, zwykle ujawniamy Twoje dane stronom trzecim. Robimy to, aby spełnić cele określone powyżej. Robimy to w następujących okolicznościach: 

• Naszym dostawcom. Na przykład możemy zatrudnić dostawcę do wykonania prac administracyjnych i operacyjnych w celu wsparcia naszych relacji z Tobą. Dostawcy są zobowiązani umownymi i innymi zobowiązaniami prawnymi do poufnego traktowania Twoich danych i poszanowania Twojej prywatności, a także mają dostęp wyłącznie do danych, których potrzebują do wykonywania swojej pracy; dostawcami tymi są zazwyczaj dostawcy usług IT (którzy hostują lub obsługują nasze systemy informatyczne oraz informacje o Tobie), kierownicy budynków firmy (którzy nadzorują fizyczne bezpieczeństwo pomieszczeń naszej firmy i dlatego muszą wiedzieć, kim jesteś, aby zapewnić Ci dostęp ), dostawców usług związanych z kadrami (którzy w naszym imieniu realizują obsługę płacową lub dodatkowe świadczenia pracownicze, takie jak catering w miejscu pracy dla pracowników i współpracowników), dostawców usług turystycznych (którzy zarządzają i organizują podróże dla współpracowników i pracowników) lub back-office finansowe i dostawcy usług administracyjnych (którzy mogą przetwarzać dane osobowe pracowników i współpracowników, muszą je przetwarzać w związku z należnościami i zobowiązaniami). 
• Do członków FlexToday w Holandii w celu niezbędnej międzyfirmowej wymiany danych. 
• Udostępniamy Twoje dane rządowi, policji, organom regulacyjnym lub organom ścigania, jeśli według własnego uznania uważamy, że jesteśmy do tego prawnie zobowiązani, mamy do tego prawo lub jeśli byłoby to konieczne w interes ostrożności; I 
• gdy w ramach badania due diligence związanego z (realizacja) fuzji, przejęcia, zmiany usługodawcy lub innej transakcji biznesowej musimy udostępnić Twoje dane potencjalnemu kupującemu lub sprzedającemu, nowemu usługodawcy lub jego doradcom. 

Jakie masz prawa? 
• Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych i uzyskania ich kopii: 
Masz prawo zażądać potwierdzenia, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe. W takim przypadku mają Państwo prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz określonych informacji o sposobie ich przetwarzania. W niektórych przypadkach możesz poprosić nas o przesłanie elektronicznej kopii Twoich danych. Jeżeli dostępny jest system samoobsługowy typu Portal, zachęcamy do pobrania danych za pośrednictwem tej opcji. 
• Prawo do poprawiania swoich danych osobowych 
Jeżeli możesz wykazać, że posiadane przez nas dane osobowe na Twój temat są nieprawidłowe, możesz poprosić nas o aktualizację lub poprawienie tych danych w inny sposób. Jeśli dostępny jest system samoobsługi taki jak Portal, sugerujemy aktualizację swoich danych za pomocą tej opcji. 
• Prawo do bycia zapomnianym/do usunięcia danych 
Jeżeli nie ma konieczności przechowywania lub przetwarzania danych z innego powodu, możesz poprosić nas o zaprzestanie przetwarzania Twoich danych (lub ograniczenie ich) albo o usunięcie części lub całości Twoich danych osobowych. 
• Prawo do sprzeciwu 
W zakresie, w jakim przetwarzanie Twoich danych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionych interesów Spółki (a nie na innych podstawach przetwarzania) lub wiąże się z marketingiem bezpośrednim, masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych przez Spółkę na podstawie Twoich sytuacja osobista. 

Jeśli chcesz skorzystać z któregokolwiek ze swoich praw, wyślij wiadomość e-mail na adres prywatność@flextoday.nl. Jeśli skontaktujesz się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej, aby skorzystać ze swoich praw, Firma może poprosić Cię o podanie tożsamości przed podjęciem działań w związku z Twoją prośbą. 

Wreszcie, masz również prawo do złożenia skargi do holenderskiego organu ochrony danych, tj. holenderskiego organu ochrony danych. Den Haag. 

Czy w pracy korzystamy z systemów nadzoru? 
W zakresie dozwolonym przez prawo FlexToday zastrzega sobie prawo do kontroli, monitorowania i rejestrowania dostępu, wykorzystania i treści wszelkich danych przechowywanych lub przetwarzanych przez systemy informatyczne Spółki. Robimy to w celach (e) i (h), które opisaliśmy powyżej. Chcielibyśmy wspomnieć o tym osobno, abyś miał świadomość, że Twoje korzystanie z systemów informatycznych związanych z pracą może być monitorowane przez inne osoby. 

Co z bezpieczeństwem danych podczas korzystania z systemów firmowych? 
Jesteś odpowiedzialny za utrzymanie bezpieczeństwa swoich danych logowania do systemów Spółki, w szczególności hasła, które Ci przypisaliśmy lub które sam wybrałeś. Te dane logowania są przeznaczone wyłącznie do użytku osobistego. Nie możesz udostępniać danych logowania ani innych informacji o koncie innym osobom ani stronom trzecim. 

Jak możesz się z nami skontaktować? 
Czy masz jakieś pytania lub uwagi dotyczące niniejszego Oświadczenia o ochronie prywatności lub chciałbyś uzyskać dodatkowe informacje na temat tego, w jaki sposób chronimy Twoje dane osobowe i/lub chcesz skontaktować się z inspektorem ochrony danych (DPO) FlexToday, napisz do nas na adres prywatność@flextoday.nl.

Jak postępujemy w przypadku zmian w niniejszym Oświadczeniu o ochronie prywatności? 
Warunki niniejszego Oświadczenia mogą od czasu do czasu ulegać zmianom. Wszelkie istotne zmiany w niniejszym Oświadczeniu będziemy publikować, umieszczając odpowiednie powiadomienia w witrynie We! lub kontaktując się z Tobą za pośrednictwem innych kanałów komunikacji. 

FlexToday,
Maj 2019 r