Meldregeling FlexToday (klokkenluidersregeling)

Inleiding

FlexToday heeft integriteit en veiligheid hoog in het vaandel staan en we doen er dan ook alles aan om beide te waarborgen. Dat kan helaas niet voorkomen dat het weleens misgaat, mis dreigt te gaan of mis lijkt te gaan. Uiteraard kun je daar altijd melding van maken bij je eigen leidinggevende, een andere leidinggevende of een directielid.

Wil je officieel melding doen van een Misstand, van een Vermoeden van een misstand of van een Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht binnen FlexToday, dan vind je in deze regeling hoe je om moet of kunt gaan met het officieel melden daarvan.

Deze regeling biedt bovendien bescherming aan melders van (vermoedens van) misstanden en inbreuken op EU-recht. Als je twijfelt over de regels, vragen hebt over de uitleg daarvan of suggesties hebt voor verbetering van deze meldregeling, dan kan je terecht bij de directie van FlexToday, de vertrouwenspersoon integriteit van ons bedrijf, het Meldpunt of een Bevoegde autoriteit.

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

1. Meldregeling: deze regeling melding misstanden (klokkenluidersregeling).
2. Melding: melding van (een vermoeden van) een Misstand of Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht binnen FlexToday.
3. Misstand: een misstand is:
   1. een Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht, of
   2. een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij:
      1. een schending of een gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of van interne regels die een concrete verplichting inhouden en die op grond van een wettelijk voorschrift door een werkgever zijn vastgesteld, dan wel;
      2. een gevaar voor de volksgezondheid, voor de veiligheid van personen, voor de aantasting van het milieu of voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.

Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding als de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van oftewel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is.

4. Vermoeden van een misstand: het vermoeden van een melder dat er binnen de organisatie waarin hij gaat werken, werkt, of heeft gewerkt of binnen een andere organisatie waarmee hij door zijn werkzaamheden in aanraking is gekomen, sprake is van een Misstand. Een dergelijk vermoeden moet gebaseerd zijn op redelijke gronden die voortvloeien uit de kennis die de Melder bij FlexToday heeft opgedaan, of uit de kennis verkregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie.
5. Schending van het Unierecht: een werkgerelateerde schending of een gevaar voor schending van het Unierecht is een handeling of nalatigheid die betrekking heeft op volgende domeinen van het Unierecht:
   1. overheidsopdrachten;
   2. financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismebestrijding;
   3. productveiligheid en productconformiteit;
   4. veiligheid van vervoer;
   5. bescherming van het milieu;
   6. stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
   7. veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
   8. volksgezondheid;
   9. consumentenbescherming;
   10. bescherming van persoonsgegevens.
6. Kring van beschermden: diegenen waarvoor deze meldregeling geldt, is iedereen die werkzaamheden verricht voor FlexToday, zowel diegenen die een huidige, voormalige en/of toekomstige werkrelatie met FlexToday hebben, zoals:
   1. werknemers;
   2. ambtenaren;
   3. zzp’ers, uitzendkrachten, vrijwilligers en stagiairs;
   4. leveranciers, aannemer en onderaannemers (of personen die werken onder verantwoordelijkheid van deze personen);
   5. aandeelhouders en bestuurders;
   6. personen die de melder bijstaan, zoals een vertrouwenspersoon of -adviseur;
   7. familieleden en collega’s van de melder, als zij een werkrelatie hebben met degene tegen wie de melding is gericht;
   8. interne onderzoekers en degenen die een interne melding in behandeling nemen;
   9. sollicitanten en ook de familieleden en collega’s van de Melder.
7. Melder: diegene uit de Kring van beschermden die een Melding doet of heeft gedaan op de in deze Meldregeling voorgeschreven wijze.
8. Vertrouwenspersoon integriteit: de persoon die uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft en die door een Melder in vertrouwen kan worden geraadpleegd over het al dan niet doen van een Melding en die namens een melder vertrouwelijk kan melden
9. Adviseur: een adviseur met geheimhoudingsplicht die een Melder in vertrouwen kan raadplegen.
10. Meldpunt: intern punt waar de Melding kan worden gemeld en van waaruit zorgvuldige opvolging wordt geven aan die Melding;
11. Bevoegde autoriteit: onafhankelijke functionaris of functionarissen, waar de Melding kan worden gemeld, en welke onafhankelijke functionarissen zorgvuldige opvolging kunnen geven aan die melding. Voorbeelden hiervan zijn onder andere:
    1. de Autoriteit persoonsgegevens;
    2. het Huis voor Klokkenluiders;
    3. de Nederlandse Arbeidsinspectie.
12. Huis: het Huis voor Klokkenluiders bedoeld in artikel 3 van de Wet bescherming klokkenluiders, dat openstaat voor Melders.
13. Benadelingsverbod: verbod op elke vorm van benadeling van een Melder uit de Kring van beschermden die een Melding heeft gedaan, zoals bijvoorbeeld doch niet uitsluitend; schorsing, ontslag, een negatieve beoordeling, pesterijen of uitsluiting, voortijdige beëindiging van een overeenkomst voor het leveren van goederen of diensten of het intrekken van een vergunning. Ook dreigen met of een poging doen tot benadeling valt onder het benadelingsverbod. Het Benadelingsverbod geldt voor natuurlijke personen en voor rechtspersonen die een Melder bijstaan.

Artikel 2. Algemene bepalingen

1. Deze Meldregeling geldt voor Melders die bij het Meldpunt of bij een Bevoegde autoriteit Melding doen.
2. Diegenen die behoren tot de Kring van beschermden kunnen van deze Meldregeling gebruikmaken en vallen onder het Benadelingsverbod, mits de Melding op de in deze Meldregeling voorgeschreven wijze is gedaan.

Artikel 3. Geheimhouding

1. Iedereen die betrokken is bij een Melding of het onderzoek naar een Vermoeden van een Misstand en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens. Dit geldt alleen niet als enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of als uit zijn taak bij de uitvoering van de Wet Bescherming Klokkenluiders de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
2. Onder gegevens met een vertrouwelijk karakter worden in ieder geval begrepen:
   • gegevens over de identiteit van een Melder en van degene aan wie de Misstand wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht en informatie die daartoe herleidbaar is, en
   • informatie over een bedrijfsgeheim.
3. De identiteit van een Melder en de informatie aan de hand waarvan direct of indirect de identiteit van de Melder kan worden achterhaald, wordt niet bekendgemaakt zonder diens instemming.

Artikel 4. Melding bij het Meldpunt of de Vertrouwenspersoon integriteit (interne Melding)

1. Intern Melden bij het Meldpunt of bij de Vertrouwenspersoon integriteit heeft de voorkeur van FlexToday omdat de Misstand of Inbreuk dan het snelst kan worden aangepakt. FlexToday kan dan ook eventueel direct maatregelen nemen om de Misstand of Inbreuk te stoppen (‘zelfreinigend vermogen’ van de organisatie). Bij direct extern melden mist de Melder de interne onderzoeksmogelijkheid.
2. Meldingen kunnen intern worden gemeld bij het Meldpunt: Mariëlle van Xanten
   +31 (0)24 645 07 40
   klokkenluider@flextoday.nl
   Rijstveld 5, 6641 SK Beuningen vertrouwelijk bij de (externe) Vertrouwenspersoon integriteit: Stijn Arts (Vertrouwd Gesprek)
   +31 (0)6 23 28 62 93
   info@vertrouwdgesprek.nl – vertrouwdgesprek.nl
3. De Melding bij het Meldpunt kan door de Melder op verschillende manieren worden gedaan: schriftelijk, mondeling, telefonisch, via een spraakbericht, per mail of persoonlijk. Indien de (eventueel toekomstige) Melder dit wenst, kan er binnen een redelijke termijn een gesprek op locatie worden geregeld.
4. Een anonieme Melding kan een Melder doen bij de Vertrouwenspersoon Integriteit. Zie voor contactgegevens artikel 4 lid 2.
5. Een Melder en alle personen uit de Kring van beschermden die een Melding overwegen, hebben de mogelijkheid om een Adviseur in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand.
6. Een Melder en alle personen uit de Kring van beschermden die een Melding overwegen, hebben de mogelijkheid om de Vertrouwenspersoon integriteit te raadplegen/om advies te vragen over een vermoeden van een misstand. Zie voor contactgegevens artikel 4 lid 2.
7. Iemand die Melding doet bij het Meldpunt, heeft recht op:

• ontvangstbevestiging binnen zeven dagen;
• informatie over de vervolgstappen binnen drie maanden na de ontvangstbevestiging;
• geheimhoudingsplicht: zijn of haar identiteit mag niet zonder toestemming worden bekendgemaakt;
• bescherming van zijn of haar persoonsgegevens;
• bescherming tegen benadeling.

Artikel 5. Registratie van Meldingen

1. Als een Melder een Misstand, Vermoeden van een misstand of Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht alleen bij de Vertrouwenspersoon integriteit heeft gemeld, brengt deze – slechts met uitdrukkelijke instemming van de Melder en op een met de Melder overeengekomen wijze en tijdstip – het Meldpunt en/of de Bevoegde instantie op de hoogte van de Melding met vermelding van de datum waarop hij de Melding ontvangen heeft. Indien door de Melder gewenst dient de identiteit van de Melder geheim te blijven. Deze kan alleen vrijgegeven worden als de Melder daarmee uitdrukkelijk instemt.
2. Alle Meldingen worden door FlexToday geregistreerd in een daarvoor ingericht register.
3. Als een melding wordt gedaan via de telefoon of een ander spraakberichtsysteem, dan wordt die melding geregistreerd door een nauwkeurige schriftelijke weergave (transcriptie) van het gesprek op te slaan, de Melder wordt in de gelegenheid gesteld om de schriftelijke weergave te controleren, eventueel te corrigeren en goed te keuren.

Artikel 6. Geheimhouding

De Melder die een Misstand, het Vermoeden van een Misstand of een Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht meldt en diens Adviseur alsook degene(n) aan wie een Misstand, het Vermoeden van een Misstand of een Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht is gemeld, behandelen de Melding vertrouwelijk. Zonder voorafgaande toestemming van FlexToday wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de organisatie.

Bij het verschaffen van informatie wordt de identiteit van de Melder niet genoemd en wordt de informatie zo verstrekt dat de anonimiteit van de Melder gewaarborgd blijft.

Artikel 7. Melding bij de Bevoegde autoriteit (externe Melding)

Meldingen, ook anonieme Meldingen, kunnen direct of na een interne Melding extern worden gemeld bij de Bevoegde autoriteit(en), waaronder:

• de Autoriteit persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl);
• het Huis voor Klokkenluiders (www.huisvoorklokkenluiders.nl);
• de Nederlandse Arbeidsinspectie (www.nlarbeidsinspectie.nl).

Actuele contactgegevens of informatie over het doen over een melding zijn op de website van de betreffende Bevoegde autoriteit te raadplegen.

Artikel 8. Bescherming

1. Alle Melders en iedereen uit de Kring van beschermden die een Melding overweegt of bij een Melder betrokken is, valt onder het Benadelingsverbod en wordt aldus beschermd tegen benadeling, zodat zij altijd zonder gevaar voor hun (rechts)positie de mogelijkheid hebben om te Melden over een (Vermoeden van een) Misstand binnen de organisatie of het melden van Informatie over Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht.
2. Melders kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor bijvoorbeeld laster, openbaarmaking van bedrijfsgeheimen of schending van het auteursrecht of de geheimhoudingsplicht als zij terecht aannamen dat dit noodzakelijk was om een Misstand of Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht te onthullen.
3. Deze Meldregeling en het Benadelingsverbod zijn niet bedoeld voor klachten van persoonlijke aard van een Melder, ook niet voor kritiek op gemaakte beleidskeuzes of voor gewetensbezwaren.
4. De Melder die een Melding maakt, moet niet uit persoonlijk gewin handelen; ook dan gelden deze Meldregeling en het Benadelingsverbod niet.
5. De Melder die een Melding maakt van een Misstand, het Vermoeden van een misstand of een Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht waaraan hijzelf bewust heeft deelgenomen, is niet gevrijwaard van sancties.

Artikel 9. Informatie, advies en ondersteuning

1. Een Melder of potentiële Melder kan de Vertrouwenspersoon integriteit verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake een Misstand, het Vermoeden van een misstand of een Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht.
2. Daarnaast kan een Melder, een potentiële Melder en/of een persoon uit de Kring van beschermden een beroep doen op de adviestaak van het Huis, bijvoorbeeld een verzoek om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand of een Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht, zie: huisvoorklokkenluiders.nl/ik-vermoed-een-misstand

Artikel 10. Onderzoek

1. Het Meldpunt stelt, zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is, een onderzoek in naar de gemelde Misstand, het gemelde Vermoeden van een misstand of de gemelde Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht, tenzij:
   1. de Melding niet gebaseerd is op redelijke gronden, of
   2. op voorhand duidelijk is dat de Melding geen betrekking heeft op een Misstand, een vermoeden van een Misstand of een Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht als bedoeld in deze Meldregeling.
2. Als het Meldpunt besluit geen onderzoek in te stellen, dan informeert het Meldpunt de Melder en/of de Vertrouwenspersoon integriteit daar binnen twee weken na de interne Melding schriftelijk over. Dit besluit wordt met redenen omkleed.
3. Als het Meldpunt besluit om wel onderzoek in te stellen, dan informeert het Meldpunt de Melder en/of de Vertrouwenspersoon integriteit daar binnen twee weken na de interne Melding schriftelijk over.

Artikel 11. Bevoegdheden Meldpunt

1. Ten behoeve van het onderzoek betreffende een Melding is het Meldpunt bevoegd alle relevante documenten op te vragen die hij voor de vorming van zijn advies nodig acht. FlexToday is in beginsel verplicht om aan het Meldpunt de gevraagde informatie te verschaffen, dan wel behulpzaam te zijn bij de verwerving ervan. Als de gevraagde informatie niet of deels door FlexToday wordt verschaft, dan wordt dit met redenen omkleed en kenbaar gemaakt aan het Meldpunt.
2. Ten behoeve van het onderzoek betreffende een Melding kan het Meldpunt in ieder geval de directie van FlexToday horen.
3. Als de inhoud van de door de directie van FlexToday verstrekte informatie – vanwege het vertrouwelijke karakter – uitsluitend ter kennisneming van het Meldpunt moet blijven, wordt dit aan het Meldpunt medegedeeld.
4. Het Meldpunt kan ter verkrijging van de benodigde informatie deskundigen inschakelen, met inachtneming van het bepaalde in lid 5 van dit artikel.
5. Tot een maximum van € 2.000,00 worden de door het Meldpunt gemaakte kosten automatisch in rekening gebracht bij de directie van FlexToday. Voor kosten boven dit maximum is voorafgaande goedkeuring vereist van de directie van FlexToday. Deze goedkeuring moet worden verkregen van directieleden die niet het onderwerp zijn van de melding of betrokken zijn bij de inhoudelijke uitvoering van een intern onderzoek.

Artikel 12. Adviesrapport

1. Als het Meldpunt de Melding in onderzoek heeft genomen, dan legt het Meldpunt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen acht weken na ontvangst van de Melding zijn bevindingen betreffende de Melding vast in een adviesrapport gericht aan de directie van FlexToday. In het adviesrapport wordt een oordeel gegeven over de gegrondheid van de Melding en doet het Meldpunt aanbevelingen aan de directie van FlexToday.
2. In bijzondere gevallen kan deze termijn worden verlengd en informeert het Meldpunt de Melder en/of de Vertrouwenspersoon integriteit en de directie van FlexToday hierover. Binnen maximaal drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging moet de Melder en/of de Vertrouwenspersoon integriteit echter geïnformeerd worden over de opvolging en de eventuele vervolgstappen.
3. Het adviesrapport met aanbevelingen wordt – voor zover nodig voor de bescherming van de Melder – in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de aan het Meldpunt verstrekte informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen verstrekt aan de Melder en/of de Vertrouwenspersoon integriteit en de directie van FlexToday.

Artikel 13. Standpunt

1. Binnen vier weken na ontvangst van het adviesrapport van het Meldpunt worden de Melder en/of de Vertrouwenspersoon integriteit, het Meldpunt en degene(n) op wie de Misstand, het vermoeden van een Misstand of de Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht betrekking heeft, door of namens de directie van FlexToday schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt betreffende de Melding. Daarbij wordt ook aangegeven tot welke stappen de Melding heeft geleid, dan wel zal leiden.

2. In bijzondere gevallen kan deze termijn worden verlengd met maximaal vier weken. De directie van FlexToday doet hiervan schriftelijk melding aan de Melder en/of de Vertrouwenspersoon integriteit, aan het Meldpunt en aan degene(n) op wie de Misstand, het vermoeden van een Misstand of de Schending of een gevaar voor schending van het Unierecht betrekking heeft.

Artikel 14. Openbaarheid van deze Meldregeling

1. De directie van FlexToday zorgt ervoor dat deze Meldregeling op een vertrouwelijke en toegankelijke manier kan worden geraadpleegd en publiceert deze Meldregeling in een online omgeving waar iedereen die onder de Kring van beschermden valt de Meldregeling altijd niet traceerbaar kan raadplegen.
2. De directie van FlexToday stelt alle belanghebbenden op de hoogte van het bestaan van deze Meldregeling.

Artikel 15. Overige regelingen

1. Deze regeling treedt in werking op 22 januari 2024.
2. In die situaties of omstandigheden die in deze Meldregeling niet zijn geregeld, beslist de directie van FlexToday.

De directie van FlexToday

Versie januari 2024