Procedimiento de presentación de informes FlexToday (plan de denuncia de irregularidades)

Introducción

FlexToday La integridad y la seguridad son de suma importancia y hacemos todo lo posible para garantizar ambas. Desafortunadamente, esto no puede evitar que las cosas vayan mal, que amenacen con ir mal o que parezcan ir mal. Por supuesto, siempre puedes informar de esto a tu propio gerente, a otro gerente o a un miembro de la junta directiva.

¿Quieres denunciar oficialmente una Abuso, de un Sospecha de irregularidades o de un Incumplimiento o riesgo de incumplimiento del Derecho de la Unión Binnen FlexToday, entonces encontrará en esta normativa cómo debe o puede abordar la denuncia oficial.

Este sistema también ofrece protección a los denunciantes de (presuntos) abusos e infracciones de la legislación de la UE. Si tienes dudas sobre las normas, tienes dudas sobre su explicación o tienes sugerencias para mejorar este procedimiento de denuncia, puedes ponerte en contacto con la dirección de FlexToday, el consejero de integridad de nuestra empresa, el Centro de Denuncias o una Autoridad Competente.

Artículo 1. Definiciones

En este reglamento se aplican las siguientes definiciones:

  1. Procedimiento de presentación de informes: este reglamento para denunciar abusos (reglamento de denuncia de irregularidades).
  2. Mensaje: denuncia de (una sospecha de) un abuso o infracción o un riesgo de infracción del derecho de la Unión dentro de FlexToday.
  3. Abuso: un error es:
    1. una violación o un riesgo de violación del Derecho de la Unión, o
    2. un acto u omisión en el que está en juego el interés social en:
      1. una violación o un riesgo de violación de una disposición legal o de normas internas que entrañen una obligación concreta y que hayan sido establecidas por un empleador con base en una disposición legal, o;
      2. un peligro para la salud pública, para la seguridad de las personas, para el medio ambiente o para el buen funcionamiento de un servicio público o de una empresa como consecuencia de una acción u omisión indebida.

El interés social está en todo caso en juego si el acto u omisión no afecta sólo a intereses personales y existe un patrón o carácter estructural o el acto u omisión es grave o extensivo.

  1. Sospecha de irregularidad: la sospecha de un reportero de que se ha producido una mala conducta dentro de la organización en la que va a trabajar, trabaja o ha trabajado, o dentro de otra organización con la que ha entrado en contacto a través de su trabajo. Tal sospecha debe basarse en motivos razonables que surjan del conocimiento de que el Informante ha FlexToday ha adquirido, o de los conocimientos obtenidos a través de su trabajo en otra empresa u otra organización.
  2. Infracción del Derecho de la Unión: Una infracción relacionada con el trabajo o un riesgo de infracción del Derecho de la Unión es un acto u omisión que afecta a los siguientes ámbitos del Derecho de la Unión:
    1. contratos gubernamentales;
    2. servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales y lucha contra el terrorismo;
    3. seguridad del producto y cumplimiento del producto;
    4. seguridad del transporte;
    5. protección del medio ambiente;
    6. protección radiológica y seguridad nuclear;
    7. seguridad de alimentos y piensos, salud y bienestar animal;
    8. salud pública;
    9. protección al Consumidor;
    10. protección de datos personales.
  3. Círculo de Personas Protegidas: A quienes se aplica este procedimiento de información son todas aquellas personas que realizan trabajos. FlexToday, tanto aquellos que tengan una relación laboral actual, anterior y/o futura con FlexToday tener, como por ejemplo:
    1. empleados;
    2. funcionarios;
    3. trabajadores por cuenta propia, trabajadores temporales, voluntarios y pasantes;
    4. proveedores, contratistas y subcontratistas (o personas que trabajen bajo la responsabilidad de estas personas);
    5. accionistas y directores;
    6. personas que ayudan al denunciante, como un consejero o asesor confidencial;
    7. familiares y colegas del denunciante, si tienen una relación laboral con la persona contra quien se realiza la denuncia;
    8. investigadores internos y quienes manejan un informe interno;
    9. solicitantes, así como los familiares y colegas del Reportero.
  4. Notificador: la persona del Círculo de Personas Protegidas que realiza o ha realizado una Denuncia en la forma prevista en este Reglamento de Denuncias.
  5. Asesor de integridad confidencial: la persona que tiene el deber de confidencialidad en virtud de su cargo y a quien un denunciante puede consultar confidencialmente sobre si debe realizar o no un informe y que puede informar confidencialmente en nombre de un denunciante
  6. Consejero: un asesor con deber de confidencialidad a quien un Reportero puede consultar confidencialmente.
  7. Punto de notificación: punto interno donde se puede reportar el Informe y desde donde se le da un seguimiento cuidadoso a dicho Informe;
  8. Autoridad competente: funcionario o funcionarios independientes, dónde se puede informar el informe y qué funcionarios independientes pueden realizar un seguimiento cuidadoso de ese informe. Ejemplos de esto incluyen:
    1. la Autoridad Holandesa de Protección de Datos;
    2. la Cámara de Denunciantes;
    3. la Inspección de Trabajo holandesa.
  9. Casa: la Cámara de Denunciantes a que se refiere el artículo 3 de la Ley de Protección de Denunciantes, que está abierta a los periodistas.
  10. Prohibición de discriminación: prohibición de cualquier forma de desventaja contra un Denunciante del Círculo de Personas Protegidas que haya realizado un Denuncia, tales como, pero no limitados a; suspensión, despido, valoración negativa, acoso o exclusión, terminación prematura de un contrato de suministro de bienes o servicios o retirada de un permiso. Amenazar o intentar causar daño también entra dentro de la prohibición de causar daño. La Prohibición de Desventajas se aplica a las personas físicas y jurídicas que ayuden a un Denunciante.

Artículo 2. Disposiciones generales

  1. Este Procedimiento de Denuncia se aplica a los Denunciantes que informan al Centro de Denuncia o a una Autoridad Competente.
  2. Quienes pertenezcan al Círculo de Personas Protegidas pueden hacer uso de este Reglamento de Denuncia y están sujetos a la Prohibición de Desventaja, siempre que el Denuncia se haya realizado en la forma prescrita en este Reglamento de Denuncia.

Artículo 3. Confidencialidad

  1. Cualquier persona que esté involucrada en un informe o en la investigación de una sospecha de irregularidad y a quien se le dé acceso a datos que sabe o debería sospechar razonablemente que son confidenciales, está obligado a mantener esos datos confidenciales. Esto no se aplica si alguna disposición legal lo obliga a proporcionar información o si la necesidad de proporcionar información surge de su tarea en la implementación de la Ley de Protección de Denunciantes.
  2. Los datos de carácter confidencial incluyen en todo caso:
    • datos sobre la identidad de un Denunciante y de la persona a quien se atribuye el Abuso o con quien esa persona está asociada e información que se puede rastrear hasta este, y
    • información sobre un secreto comercial.
  3. La identidad de un Informante y la información sobre la base de la cual se puede determinar directa o indirectamente la identidad del Informante no se divulgarán sin el consentimiento del Informante.

Artículo 4. Denuncia al Centro de Denuncias o al Asesor de Integridad Confidencial (Reporte interno)

  1. Se prefiere la presentación de informes internos al Centro de informes o al Asesor de integridad confidencial FlexToday porque la mala conducta o la infracción se pueden abordar más rápidamente. FlexToday Por lo tanto, puede tomar medidas inmediatas para detener el Abuso o la Infracción ('capacidad de autolimpieza' de la organización). Al informar directamente al exterior, el denunciante pierde la opción de investigación interna.
  2. Las denuncias pueden presentarse internamente al Punto de denuncia: Marielle van Xanten
    + 31 (0) 24 645 07 40
    denunciante@flextoday.nl
    Rijstveld 5, 6641 SK Beuningen confidencial con el Asesor Confidencial de Integridad (externo): Stijn Arts (Conversación familiar)
    + 31 (0) 6 23 28 62 93
    info@vertrouwdspraak.nl – conversaciónconfiable.nl
  3. El Denunciante puede realizar una Denuncia al Centro de Denuncias de diversas formas: por escrito, verbalmente, por teléfono, mediante mensaje de voz, por correo electrónico o personalmente. Si el (posiblemente futuro) reportero así lo desea, se puede concertar una entrevista in situ en un plazo razonable.
  4. Un Denunciante puede realizar un Denuncia anónimo al Asesor de Integridad Confidencial. Para obtener datos de contacto, consulte el artículo 4, apartado 2.
  5. Un Denunciante y todas las personas del Círculo de Personas Protegidas que estén considerando un Denuncia tienen la oportunidad de consultar confidencialmente a un Asesor sobre una sospecha de irregularidad.
  6. Un Denunciante y todas las personas del Círculo de Personas Protegidas que estén considerando un Denuncia tienen la oportunidad de consultar al Asesor de Integridad Confidencial/pedir asesoramiento sobre una sospecha de irregularidad. Para obtener datos de contacto, consulte el artículo 4, apartado 2.
  7. Alguien que reporta al Centro de Reportes tiene derecho a:
  • confirmación de recepción dentro de los siete días;
  • información sobre los próximos pasos dentro de los tres meses siguientes a la confirmación de la recepción;
  • obligación de confidencialidad: su identidad no podrá ser revelada sin autorización;
  • protección de sus datos personales;
  • protección contra desventajas.

Artículo 5. Registro de Informes

  1. Si un Denunciante ha denunciado un Abuso, Sospecha de abuso o Incumplimiento o un riesgo de violación de la ley de la Unión únicamente al Asesor de Integridad Confidencial, este último lo hará, únicamente con el consentimiento expreso del Denunciante y en la forma y en el momento acordados con el Informante - informar al Centro de Notificación y/o a la Autoridad Competente del Informe, indicando la fecha en que recibió el Informe. Si el Informante lo desea, su identidad debe permanecer confidencial. Esto sólo podrá ser divulgado si el Informante lo acepta expresamente.
  2. Todas las notificaciones se transmiten. FlexToday inscrita en un registro creado al efecto.
  3. Si un informe se realiza por teléfono u otro sistema de mensajería de voz, ese informe se registra almacenando un registro escrito preciso (transcripción) de la conversación, el Notificador tiene la oportunidad de verificar el registro escrito y corregirlo si es necesario y aprobarlo.

Artículo 6. Confidencialidad

El Informante que informa un Abuso, Sospecha de Abuso o una Violación o un riesgo de violación de la ley de la Unión y su Asesor, así como la(s) persona(s) a quien se le ha reportado un Abuso, Sospecha de un Abuso o una Violación o un riesgo de violación de ha sido denunciado conforme a la legislación de la Unión, trataremos el informe de forma confidencial. Sin permiso previo de FlexToday no se proporciona información a terceros dentro o fuera de la organización.

Al proporcionar información, no se menciona la identidad del Denunciante y la información se proporciona de tal manera que se garantiza el anonimato del Denunciante.

Artículo 7. Notificación a la Autoridad Competente (Notificación externa)

Los informes, incluidos los informes anónimos, se pueden presentar externamente a la(s) autoridad(es) competente(s) inmediatamente o después de un informe interno, incluyendo:

  • la Autoridad Holandesa de Protección de Datos (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl);
  • la Casa de los Denunciantes (www.huisvoorklokkenluiders.nl);
  • la Inspección de Trabajo holandesa (www.nlLaborInspection.nl).

Los datos de contacto actuales o la información sobre cómo realizar un informe se pueden consultar en el sitio web de la autoridad competente correspondiente.

Artículo 8. Protección

  1. Todos los Denunciantes y cualquier persona del Círculo de Personas Protegidas que esté considerando un Denuncia o esté involucrado con un Denunciante están bajo la Prohibición de Desventaja y por lo tanto están protegidos contra desventajas, de modo que siempre tienen la oportunidad de Denunciar sobre un Denuncia sin poner en peligro su (legal ) posición (Sospecha de) irregularidades dentro de la organización o presentación de informes Información sobre incumplimiento o riesgo de incumplimiento del Derecho de la Unión.
  2. Los informantes no pueden ser considerados responsables, por ejemplo, de difamación, divulgación de secretos comerciales o violación de los derechos de autor o de la confidencialidad si creyeron correctamente que esto era necesario para revelar una infracción o una infracción o un riesgo de infracción del derecho de la Unión.
  3. Estas Regulaciones de Denuncia y la Prohibición de Discriminación no están destinadas a quejas de naturaleza personal por parte de un Denunciante, ni a críticas a las decisiones políticas tomadas o a objeciones de conciencia.
  4. El Denunciante que realiza un Denuncia no debe actuar para beneficio personal; Incluso entonces, estas Normas de presentación de informes y la Prohibición de desventajas no se aplican.
  5. El Denunciante que realiza una Denuncia de un Abuso, Sospecha de un abuso o de una Violación o de un riesgo de violación del derecho de la Unión en el que él mismo haya participado conscientemente, no está exento de sanciones.

Artículo 9. Información, asesoramiento y apoyo

  1. Un Denunciante o Denunciante potencial puede solicitar al Asesor Confidencial de Integridad información, asesoramiento y apoyo con respecto a una infracción, sospecha de infracción o una infracción o un riesgo de violación de la ley de la Unión.
  2. Además, un Denunciante, un Denunciante potencial y/o una persona del Círculo de Personas Protegidas pueden confiar en la tarea de asesoramiento de la Cámara, por ejemplo una solicitud de información, asesoramiento y apoyo en relación con la sospecha de un abuso o una Infracción o riesgo de infracción del Derecho de la Unión, véase: huisvoorklokkenluiders.nl/ik-vermoed-een-misstand

Artículo 10. Investigación

  1. El Centro de Denuncias, tan pronto como sea razonablemente posible, investigará el Abuso denunciado, la Sospecha de abuso denunciada o la Violación denunciada o un riesgo de violación de la ley de la Unión, a menos que:
    1. el informe no se basa en motivos razonables, o
    2. Queda claro de antemano que el Informe no se relaciona con un Abuso, una sospecha de Abuso o una Violación o un riesgo de violación de la legislación de la Unión tal como se menciona en este Procedimiento de Informe.
  2. Si el Centro de denuncia decide no iniciar una investigación, informará por escrito al denunciante y/o al Asesor de integridad confidencial dentro de las dos semanas posteriores al informe interno. Esta decisión será motivada.
  3. Si el Centro de Denuncias decide iniciar una investigación, informará por escrito al Denunciante y/o al Asesor de Integridad Confidencial dentro de las dos semanas posteriores al Informe interno.

Artículo 11. Facultades del Centro de Denuncias

  1. A los efectos de la investigación de un Denuncia, el Centro de Denuncias está autorizado a solicitar todos los documentos pertinentes que considere necesarios para la formación de su asesoramiento. FlexToday está en principio obligado a proporcionar al Centro de Informes la información solicitada o ayudar a obtenerla. Si no se proporciona la información solicitada o se proporciona parcialmente FlexToday se proporciona, esto será fundamentado y puesto en conocimiento del Centro de Denuncias.
  2. A los efectos de la investigación de una Denuncia, el Centro de Denuncias puede en cualquier caso ponerse en contacto con la dirección de FlexToday escuchar.
  3. Si el contenido de la información facilitada por la dirección de FlexToday Si la información proporcionada, debido a su naturaleza confidencial, debe permanecer exclusivamente a disposición del Centro de informes, esto se comunicará al Centro de informes.
  4. El Centro de Informes podrá contratar expertos para obtener la información necesaria, teniendo en cuenta lo dispuesto en el apartado 5 de este artículo.
  5. Hasta un máximo de 2.000,00 €, los costes generados por el Centro de Informes se cargarán automáticamente a la gestión de FlexToday. Los costes superiores a este máximo requieren la aprobación previa de la dirección de FlexToday. Esta aprobación debe obtenerse de directores que no sean objeto del informe ni estén involucrados en la realización sustantiva de una investigación interna.

Artículo 12. Informe consultivo

  1. Si el Centro de informes ha investigado el Informe, registrará sus conclusiones con respecto al Informe lo antes posible, pero a más tardar ocho semanas después de la recepción del Informe, en un informe de asesoramiento dirigido a la dirección de FlexToday. El informe de asesoramiento proporciona una opinión sobre la validez del Informe y el Centro de Informes hace recomendaciones a la dirección de FlexToday.
  2. En casos especiales, este período podrá ampliarse y el Centro de Denuncias informará al Denunciante y/o al Asesor de Integridad Confidencial y a la gerencia de FlexToday sobre esto. Sin embargo, en un plazo máximo de tres meses después del envío de la confirmación de recepción, se deberá informar al Informante y/o al Asesor de Integridad Confidencial sobre el seguimiento y eventuales pasos posteriores.
  3. El informe de asesoramiento con recomendaciones se proporciona, en la medida necesaria para la protección del Informante, al Informante y/o al Asesor Confidencial de forma anónima y teniendo en cuenta cualquier naturaleza confidencial de la información proporcionada al Centro de Informes y las normas aplicables. disposiciones legales, la integridad y la gestión de FlexToday.

Artículo 13. Posición

  1. Dentro de las cuatro semanas siguientes a la recepción del informe de asesoramiento del Centro de denuncias, el Denunciante y/o el Asesor confidencial de integridad, el Centro de denuncias y la(s) persona(s) a quien se le atribuye el Abuso, la sospecha de un Abuso o la Violación o un riesgo de violación del Derecho de la Unión se refiere a tiene, por o en nombre de la gestión de FlexToday informado por escrito de una posición sustantiva respecto del Informe. También se indica a qué pasos ha llevado o conducirá el Informe.
  1. En casos especiales, este plazo podrá ampliarse hasta un máximo de cuatro semanas. La administración de FlexToday informa esto por escrito al Informante y/o al Asesor Confidencial de Integridad, al Centro de Denuncias y a la(s) persona(s) a quien se relaciona la Mala Práctica, la sospecha de Mala Práctica o la Violación o riesgo de violación de la ley de la Unión.

Artículo 14. Publicidad de esta Política de Información

  1. La administración de FlexToday garantiza que este Reglamento de presentación de informes pueda consultarse de manera confidencial y accesible y publica este Reglamento de presentación de informes en un entorno en línea donde todas las personas que pertenecen al Círculo de Personas Protegidas siempre puedan consultar el Reglamento de presentación de informes de manera no rastreable.
  2. La administración de FlexToday informa a todos los interesados ​​de la existencia del presente Procedimiento de Información.

Artículo 15. Otras regulaciones

  1. Este acuerdo entra en vigor el 22 de enero de 2024.
  2. En aquellas situaciones o circunstancias que no estén reguladas en esta Política de Información, la gestión de FlexToday.

La administración de FlexToday

Versión enero 2024