Procedura raportowania FlexToday (program dla sygnalistów)

Wprowadzenie

FlexToday Uczciwość i bezpieczeństwo mają ogromne znaczenie i robimy wszystko, co w naszej mocy, aby zagwarantować jedno i drugie. Niestety, nie może to zapobiec temu, że coś pójdzie nie tak, grozi, że coś pójdzie nie tak lub będzie sprawiać wrażenie, że coś pójdzie nie tak. Oczywiście zawsze możesz zgłosić to swojemu menadżerowi, innemu menadżerowi lub członkowi zarządu.

Czy chcesz oficjalnie zgłosić a Nadużywać, z Podejrzenie popełnienia przestępstwa lub od Naruszenie lub ryzyko naruszenia prawa Unii Binnen FlexToday, to w tym regulaminie dowiesz się, jak powinieneś lub możesz sobie poradzić z oficjalnym zgłoszeniem tego faktu.

Program ten zapewnia również ochronę osobom zgłaszającym (podejrzewane) nadużycia i naruszenia prawa UE. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości co do zasad, masz pytania dotyczące ich wyjaśnienia lub masz sugestie dotyczące ulepszenia tej procedury raportowania, możesz skontaktować się z kierownictwem FlexToday, doradcy ds. uczciwości w naszej firmie, Centrum raportowania lub Właściwym organem.

Artykuł 1. Definicje

W niniejszym rozporządzeniu stosuje się następujące definicje:

  1. Procedura raportowania: niniejszy regulamin dotyczący zgłaszania nadużyć (regulacja dotycząca sygnalistów).
  2. Wiadomość: zgłoszenie (podejrzenia) nadużycia lub naruszenia lub ryzyka naruszenia prawa Unii FlexToday.
  3. Nadużywać: błąd to:
    1. naruszenie lub ryzyko naruszenia prawa Unii, lub
    2. działanie lub zaniechanie, w którym w grę wchodzi interes społeczny:
      1. naruszenie lub ryzyko naruszenia przepisu prawa lub przepisów wewnętrznych, z którymi wiąże się konkretny obowiązek, a które zostały ustalone przez pracodawcę na podstawie przepisu prawa, lub;
      2. zagrożenie dla zdrowia publicznego, bezpieczeństwa osób, szkody w środowisku lub prawidłowego funkcjonowania służby publicznej lub przedsiębiorstwa na skutek niewłaściwego działania lub zaniechania.

Interes społeczny jest w każdym przypadku zagrożony, jeżeli działanie lub zaniechanie nie wpływa jedynie na interesy osobiste i ma charakter wzorcowy lub strukturalny, lub gdy działanie lub zaniechanie jest poważne lub rozległe.

  1. Podejrzenie popełnienia przestępstwa: podejrzenie reportera, że ​​do niewłaściwego postępowania doszło w organizacji, w której zamierza pracować, pracuje lub pracował, lub w innej organizacji, z którą miał kontakt w trakcie swojej pracy. Podejrzenie takie musi opierać się na uzasadnionych podstawach wynikających z wiedzy, jaką posiada Zgłaszający FlexToday nabył lub z wiedzy zdobytej w wyniku pracy w innej firmie lub innej organizacji.
  2. Naruszenie prawa Unii: naruszeniem zawodowym lub ryzykiem naruszenia prawa Unii jest działanie lub zaniechanie, które dotyczy następujących dziedzin prawa Unii:
    1. kontrakty rządowe;
    2. usługi finansowe, produkty i rynki, zapobieganie praniu pieniędzy i zwalczaniu terroryzmu;
    3. bezpieczeństwo produktów i zgodność produktów;
    4. bezpieczeństwo transportu;
    5. ochrona środowiska;
    6. ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo nuklearne;
    7. bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan zwierząt;
    8. zdrowie publiczne;
    9. ochrona konsumenta;
    10. ochrona danych osobowych.
  3. Krąg Osób Chronionych: tymi, których dotyczy ta procedura raportowania, są wszyscy, którzy wykonują pracę FlexToday, zarówno tych, z którymi obecnie, w przeszłości i/lub w przyszłości współpracuje FlexToday mieć, takie jak:
    1. pracownicy;
    2. urzędnicy służby cywilnej;
    3. osoby prowadzące działalność na własny rachunek, pracownicy tymczasowi, wolontariusze i stażyści;
    4. dostawcy, wykonawcy i podwykonawcy (lub osoby pracujące na odpowiedzialność tych osób);
    5. akcjonariusze i dyrektorzy;
    6. osoby pomagające zgłaszającemu, takie jak poufny doradca lub doradca;
    7. członkowie rodziny i współpracownicy zgłaszającego, jeżeli łączą ich stosunki robocze z osobą, przeciwko której składane jest doniesienie;
    8. śledczy wewnętrzni i osoby zajmujące się raportem wewnętrznym;
    9. wnioskodawców, a także członków rodziny i współpracowników Reportera.
  4. Zgłaszający: osoba z Kręgu Osób Chronionych, która dokonuje lub dokonała Zgłoszenia w sposób określony w niniejszym Regulaminie Zgłaszania.
  5. Poufny doradca ds. uczciwości: osoba, która ma obowiązek zachowania poufności ze względu na swoje stanowisko i z którą Reporter może konsultować się poufnie w sprawie tego, czy dokonać Zgłoszenia, czy też nie, i która może dokonać poufnego zgłoszenia w imieniu Reportera
  6. Doradca: doradcę mającego obowiązek zachowania poufności, z którym Reporter może skonsultować się poufnie.
  7. Punkt raportowania: wewnętrzny punkt, w którym można zgłosić Raport i skąd podejmowane są dokładne działania następcze w związku z tym Raportem;
  8. Właściwe władze: niezależny urzędnik lub funkcjonariusze, gdzie można zgłosić raport i którzy niezależni funkcjonariusze mogą dokładnie przyjrzeć się temu zgłoszeniu. Przykłady tego obejmują:
    1. holenderski organ ochrony danych;
    2. Izba Sygnalistów;
    3. Holenderska Inspekcja Pracy.
  9. Dom: Izba dla Sygnalistów, o której mowa w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów, otwarta dla Reporterów.
  10. Zakaz dyskryminacji: zakaz jakiejkolwiek formy niekorzystnej sytuacji wobec Reportera z Kręgu Osób Chronionych, który dokonał Zgłoszenia, np. między innymi; zawieszenie, zwolnienie, negatywna ocena, molestowanie lub wykluczenie, przedwczesne rozwiązanie umowy o dostawę towarów lub świadczenie usług albo cofnięcie zezwolenia. Grożenie lub usiłowanie wyrządzenia krzywdy również podlegają zakazowi wyrządzania krzywdy. Zakaz na rzecz Osób Niekorzystnych ma zastosowanie do osób fizycznych i prawnych pomagających Reporterowi.

Artykuł 2. Postanowienia ogólne

  1. Niniejsza procedura zgłaszania ma zastosowanie do zgłaszających zgłaszających się do Centrum zgłaszania lub do właściwego organu.
  2. Osoby należące do Kręgu Osób Chronionych mogą korzystać z niniejszego Regulaminu raportowania i podlegają Zakazowi na rzecz osób poszkodowanych, pod warunkiem, że Zgłoszenie zostało sporządzone w sposób określony w niniejszym Regulaminie raportowania.

Artykuł 3. Poufność

  1. Każda osoba zaangażowana w raport lub dochodzenie w sprawie podejrzenia popełnienia wykroczenia i która uzyskuje dostęp do danych, o których wie lub co do których powinna zasadnie podejrzewać, że są poufne, jest zobowiązana do zachowania tych danych w tajemnicy. Nie dotyczy to sytuacji, gdy przepis prawa obliguje go do udzielenia informacji lub gdy potrzeba udzielenia informacji wynika z jego zadania w realizacji ustawy o ochronie sygnalistów.
  2. Dane o charakterze poufnym obejmują w każdym przypadku:
    • dane dotyczące tożsamości Zgłaszającego i osoby, której przypisuje się nadużycie lub z którą ta osoba jest powiązana, oraz informacje, które można z tym powiązać, oraz
    • informacja o tajemnicy handlowej.
  3. Tożsamość Zgłaszającego oraz informacje, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio ustalić tożsamość Zgłaszającego, nie będą ujawniane bez zgody Zgłaszającego.

Artykuł 4. Raportowanie do Centrum raportowania lub Poufnego Doradcy ds. uczciwości (raport wewnętrzny)

  1. Preferowane jest raportowanie wewnętrzne do Centrum raportowania lub Poufnego doradcy ds. uczciwości FlexToday ponieważ wtedy można najszybciej zaradzić niewłaściwemu postępowaniu lub naruszeniu. FlexToday może zatem podjąć natychmiastowe działania w celu powstrzymania nadużycia lub naruszenia („zdolność samooczyszczenia” organizacji). Dokonując zgłoszenia bezpośrednio na zewnątrz, Reporter pomija opcję dochodzenia wewnętrznego.
  2. Zgłoszenia można zgłaszać wewnętrznie do Punktu Zgłoszenia: Marielle van Xanten
    + 31 (0) 24 645 07 40
    Informator@flextoday.nl
    Rijstveld 5, 6641 SK Beuningen poufne wobec (zewnętrznego) poufnego doradcy ds. uczciwości: Stijn Arts (znajoma rozmowa)
    + 31 (0) 6 23 28 62 93
    info@vertrouwdspraak.nl - zaufana rozmowa.nl
  3. Zgłaszający może dokonać Zgłoszenia do Centrum Zgłaszania na różne sposoby: pisemnie, ustnie, telefonicznie, za pomocą wiadomości głosowej, e-mailem lub osobiście. Jeżeli (być może przyszły) Reporter sobie tego życzy, w rozsądnym terminie można zorganizować rozmowę na miejscu.
  4. Osoba zgłaszająca może dokonać anonimowego zgłoszenia Poufnemu doradcy ds. uczciwości. Dane kontaktowe można znaleźć w art. 4 ust. 2.
  5. Reporter i wszystkie osoby z Kręgu Osób Chronionych, które rozważają Zgłoszenie, mają możliwość poufnej konsultacji z Doradcą w sprawie podejrzenia popełnienia przestępstwa.
  6. Reporter i wszystkie osoby z Kręgu Osób Chronionych, które rozważają Zgłoszenie, mają możliwość skonsultowania się z Poufnym Doradcą ds. Uczciwości/poproszenia o poradę w przypadku podejrzenia popełnienia wykroczenia. Dane kontaktowe można znaleźć w art. 4 ust. 2.
  7. Osoba zgłaszająca się do Centrum Raportowania ma prawo do:
  • potwierdzenie odbioru w ciągu siedmiu dni;
  • informację o dalszych krokach w ciągu trzech miesięcy od potwierdzenia odbioru;
  • obowiązek zachowania poufności: jego tożsamość nie może zostać ujawniona bez pozwolenia;
  • ochrona jego danych osobowych;
  • ochrona przed wadą.

Artykuł 5. Rejestracja raportów

  1. Jeżeli Zgłaszający zgłosił nadużycie, podejrzenie nadużycia lub naruszenia bądź ryzyko naruszenia prawa Unii wyłącznie Poufnemu Doradcy ds. uczciwości, ten ostatni zrobi to – wyłącznie za wyraźną zgodą Zgłaszającego oraz w sposób i w terminie uzgodnionym z Zgłaszający – zgłoś do Centrum Powiadamiania i/lub Właściwego Organu Zgłoszenie, podając datę otrzymania Zgłoszenia. Jeśli Zgłaszający sobie tego życzy, tożsamość Zgłaszającego musi pozostać poufna. Można je udostępnić wyłącznie za wyraźną zgodą Reportera.
  2. Wszystkie powiadomienia są przekazywane FlexToday zarejestrowany w utworzonym w tym celu rejestrze.
  3. W przypadku zgłoszenia telefonicznego lub innego systemu powiadamiania głosowego, zgłoszenie to zostaje utrwalone poprzez przechowywanie dokładnego pisemnego zapisu (transkrypcji) rozmowy, Zgłaszający ma możliwość sprawdzenia protokołu pisemnego i ewentualnego jego poprawienia oraz zatwierdzenia.

Artykuł 6. Poufność

Zgłaszający zgłaszający Nadużycie, podejrzenie nadużycia lub naruszenia bądź ryzyko naruszenia prawa Unii oraz jego Doradca, a także osoba(y), w stosunku do której(-ych) występuje(-ą) Nadużycie, podejrzenie nadużycia lub naruszenia bądź ryzyko naruszenia zostało zgłoszone na mocy prawa Unii, Zgłoszenie potraktujemy poufnie. Bez uprzedniej zgody FlexToday żadne informacje nie są udostępniane stronom trzecim w organizacji ani poza nią.

Przy przekazywaniu informacji nie podaje się tożsamości Zgłaszającego, a informacje przekazuje się w sposób gwarantujący anonimowość Zgłaszającego.

Artykuł 7. Powiadomienie właściwego organu (powiadomienie zewnętrzne)

Zgłoszenia, w tym raporty anonimowe, można zgłaszać zewnętrznie do właściwych organów natychmiast lub po złożeniu raportu wewnętrznego, w tym:

  • holenderski organ ochrony danych (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl);
  • Dom dla Sygnalistów (www.huisvoorklokkenluiders.nl);
  • Holenderska Inspekcja Pracy (www.nlLaborInspection.nl).

Aktualne dane kontaktowe lub informacje dotyczące dokonania zgłoszenia można znaleźć na stronie internetowej odpowiedniego Właściwego Organu.

Artykuł 8. Ochrona

  1. Wszyscy Reporterzy i wszyscy członkowie Kręgu Osób Chronionych, którzy rozważają Zgłoszenie lub mają związek z Reporterem, podlegają Zakazowi na wypadek niekorzyści i w ten sposób są chronieni przed niekorzystnymi sytuacjami, dzięki czemu zawsze mają możliwość Zgłoszenia na temat Zgłoszenia bez narażania na niebezpieczeństwo swoich (prawnych) ) stanowisko (Podejrzenie) Nadużycia w organizacji lub zgłoszenie Informacje o naruszeniu lub ryzyku naruszenia prawa Unii.
  2. Reporterzy nie mogą ponosić odpowiedzialności na przykład za zniesławienie, ujawnienie tajemnic handlowych lub naruszenie praw autorskich lub poufności, jeśli słusznie uważali, że było to konieczne w celu ujawnienia niewłaściwego postępowania lub naruszenia bądź ryzyka naruszenia prawa Unii.
  3. Niniejszy Regulamin zgłaszania i Zakaz dyskryminacji nie są przeznaczone do rozpatrywania skarg o charakterze osobistym składanych przez Reportera, ani do krytyki dokonanych wyborów politycznych lub zastrzeżeń sumienia.
  4. Reporterowi składającemu Zgłoszenie nie wolno działać dla korzyści osobistych; Nawet wtedy niniejszy Regulamin raportowania i Zakaz dotyczący szkód nie mają zastosowania.
  5. Zgłaszający, który dokonuje Zgłoszenia nadużycia, podejrzenia nadużycia lub naruszenia bądź ryzyka naruszenia prawa Unii, w którym sam świadomie uczestniczył, nie jest zwolniony z sankcji.

Artykuł 9. Informacje, porady i wsparcie

  1. Zgłaszający lub potencjalny Zgłaszający może zwrócić się do Poufnego Doradcy ds. uczciwości o informacje, porady i wsparcie w związku z nieprawidłowym postępowaniem, podejrzeniem popełnienia niewłaściwego postępowania lub naruszeniem bądź ryzykiem naruszenia prawa Unii.
  2. Ponadto Reporter, potencjalny Reporter i/lub osoba z Kręgu Osób Chronionych może polegać na zadaniu doradczym Izby, na przykład na prośbie o informacje, poradę i wsparcie w związku z podejrzeniem nadużycia lub Naruszenia lub ryzyko naruszenia prawa Unii, zob.: huisvoorklokkenluiders.nl/ik-vermoed-een-misstand

Artykuł 10. Badania

  1. Centrum Zgłaszania możliwie najszybciej zbada zgłoszone Nadużycie, zgłoszone Podejrzenie nadużycia lub zgłoszone Naruszenie bądź ryzyko naruszenia prawa Unii, chyba że:
    1. Raport nie jest oparty na uzasadnionych podstawach, lub
    2. z góry jest jasne, że Zgłoszenie nie dotyczy nadużycia, podejrzenia nadużycia lub naruszenia ani ryzyka naruszenia prawa Unii, o którym mowa w niniejszej procedurze zgłaszania.
  2. Jeżeli Centrum Zgłaszania podejmie decyzję o niewszczynaniu dochodzenia, Centrum Zgłaszania poinformuje o tym Zgłaszającego i/lub Poufnego Doradcę ds. uczciwości na piśmie w ciągu dwóch tygodni od zgłoszenia wewnętrznego. Decyzję tę należy uzasadnić.
  3. Jeżeli Centrum Zgłaszania podejmie decyzję o wszczęciu dochodzenia, Centrum Zgłaszania poinformuje o tym Zgłaszającego i/lub Poufnego Doradcę ds. uczciwości na piśmie w ciągu dwóch tygodni od zgłoszenia wewnętrznego.

Artykuł 11. Uprawnienia Centrum Raportowania

  1. W celu zbadania Zgłoszenia Centrum Zgłaszania jest upoważnione do zażądania wszystkich odpowiednich dokumentów, które uzna za niezbędne do sformułowania opinii. FlexToday co do zasady jest zobowiązany do przekazania Centrum Raportowania żądanych informacji lub pomocy w ich uzyskaniu. Jeśli żądane informacje nie zostały dostarczone lub zostały dostarczone częściowo FlexToday zostaną dostarczone, zostanie to uzasadnione i podane do wiadomości Centrum Raportowania.
  2. W celu zbadania zgłoszenia Centrum raportowania może w każdym przypadku skontaktować się z kierownictwem FlexToday słyszeć.
  3. Jeżeli treść informacji dostarczonych przez kierownictwo FlexToday Jeżeli przekazane informacje – ze względu na ich poufny charakter – muszą pozostać dostępne wyłącznie dla Centrum Raportowania, zostanie to przekazane Centrum Raportowania.
  4. Centrum Raportowania może zaangażować ekspertów w celu uzyskania niezbędnych informacji, z uwzględnieniem postanowień ust. 5 niniejszego artykułu.
  5. Do maksymalnej kwoty 2.000,00 EUR koszty poniesione przez Centrum Raportowania będą automatycznie obciążać kierownictwo FlexToday. Koszty powyżej tego maksymalnego wymagają uprzedniej zgody kierownictwa FlexToday. Zgodę tę należy uzyskać od dyrektorów, którzy nie są objęci raportem lub nie są zaangażowani w merytoryczne prowadzenie dochodzenia wewnętrznego.

Artykuł 12. Raport doradczy

  1. Jeżeli Centrum Raportowania zbadało Raport, Centrum Raportowania zapisze swoje ustalenia dotyczące Raportu tak szybko, jak to możliwe, ale nie później niż osiem tygodni po otrzymaniu Raportu, w raporcie doradczym skierowanym do kierownictwa FlexToday. Raport doradczy stanowi opinię o aktualności Raportu, a Centrum Raportowania przedstawia rekomendacje dla kadry zarządzającej FlexToday.
  2. W szczególnych przypadkach okres ten może zostać przedłużony, a Centrum Zgłaszania poinformuje Zgłaszającego i/lub Poufnego Doradcę ds. uczciwości oraz kierownictwo FlexToday o tym. Jednakże w ciągu maksymalnie trzech miesięcy od wysłania potwierdzenia odbioru Zgłaszający i/lub Poufny doradca ds. rzetelności muszą zostać poinformowani o dalszych działaniach i dalszych krokach.
  3. Raport doradczy wraz z zaleceniami jest – w zakresie niezbędnym dla ochrony Zgłaszającego – przekazywany Zgłaszającemu i/lub Poufnemu Doradcy w formie zanonimizowanej i z uwzględnieniem poufnego charakteru informacji przekazanych Centrum Zgłaszania oraz obowiązujących przepisy prawa, rzetelność i zarządzanie FlexToday.

Artykuł 13. Stanowisko

  1. W ciągu czterech tygodni od otrzymania raportu doradczego z Centrum Zgłaszania, Zgłaszającego i/lub Poufnego Doradcy ds. Uczciwości, Centrum Zgłaszania i osoby (osób), wobec których nadużycie, podejrzenie nadużycia lub naruszenia lub ryzyko naruszenie prawa Unii dotyczy, przez lub w imieniu kierownictwa FlexToday poinformowany na piśmie o merytorycznym stanowisku dotyczącym Raportu. Wskazano także, do jakich kroków doprowadził lub doprowadzi Raport.
  1. W szczególnych przypadkach termin ten może zostać przedłużony maksymalnie o cztery tygodnie. Zarządzanie FlexToday zgłasza to na piśmie Zgłaszającemu i/lub Poufnemu Doradcy ds. uczciwości, Centrum zgłaszania oraz osobie(-om), której dotyczą Nadużycia, podejrzenia nadużyć lub Naruszenia lub ryzyka naruszenia prawa Unii.

Artykuł 14. Publikacja niniejszej Polityki raportowania

  1. Zarządzanie FlexToday zapewnia możliwość wglądu do niniejszego rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości w sposób poufny i przystępny oraz publikuje niniejsze rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości w środowisku internetowym, w którym każda osoba należąca do Kręgu osób objętych ochroną może zawsze zapoznać się z rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości w sposób niewykrywalny.
  2. Zarządzanie FlexToday informuje wszystkie zainteresowane strony o istnieniu niniejszej Procedury raportowania.

Artykuł 15. Inne przepisy

  1. Postanowienie to wchodzi w życie 22 stycznia 2024 r.
  2. W sytuacjach lub okolicznościach, które nie są uregulowane w niniejszym rozporządzeniu w sprawie sprawozdawczości, zarządzanie FlexToday.

Zarządzanie FlexToday

Wersja ze stycznia 2024 r