Privacyverklaring voor interne medewerkers
Welkom bij FlexToday en haar verwante ondernemingen. Om onze diensten zo goed mogelijk uit te kunnen voeren, verzamelen en gebruiken we informatie over jou. Hierbij zetten we ons in voor het beschermen en respecteren van jouw privacy.
Deze Privacyverklaring (Verklaring) beschrijft jouw privacy rechten met betrekking tot de gegevens over jou die wij verwerken, evenals de stappen die we nemen om jouw privacy te beschermen. We weten dat het veel informatie is, maar lees deze Verklaring zorgvuldig door. We hebben een inhoudsopgave toegevoegd zodat je direct naar de onderwerpen kunt gaan die je interessant vindt.
Inhoudsopgave
• Wat betekenen de termen in deze Verklaring?
• Welke persoonsgegevens verzamelt en gebruikt FlexToday?
• Waarom gebruiken wij jouw persoonsgegevens?
• Wat zegt de wet hierover?
• Moet je ons de persoonsgegevens geven waar wij je om vragen?
• Verwerken wij jouw persoonsgegevens zonder menselijke tussenkomst?
• Hoe lang bewaren jullie mijn persoonsgegevens?
• Geven wij jouw persoonsgegevens door aan derden?
• Welke rechten heb je?
• Gebruiken wij toezichtsystemen op het werk?
• Hoe staat het met gegevensbeveiliging als je systemen van het Bedrijf gebruikt?
• Hoe kun je contact met ons opnemen?
• Hoe gaan wij om met wijzigingen in deze Verklaring?
Wat betekenen de termen in deze Verklaring?
Eerst moet voor iedereen duidelijk zijn wat sommige termen in deze Verklaring inhouden.
Het ligt waarschijnlijk voor de hand maar je wordt in deze Verklaring aangeduid als “je, jij, jou, of jouw”.
En als we het over “wij, we, ons, onze” of over het “Bedrijf” hebben, bedoelen we FlexToday dan wel (een van) haar verwante ondernemingen. Via diverse bedrijven levert FlexToday meerdere HR-activiteiten (Human Resources) zoals o.a. diensten van uitzendarbeid, detachering, loonbeheer, werving & selectie, evaluaties, loonbaanbegeleiding, talentontwikkeling, training & opleiding, outplacement en internationale mobiliteit (“onze Bedrijfsactiviteiten”).
Om onze Bedrijfsactiviteiten te kunnen uitvoeren maakt het Bedrijf gebruik van diverse IT-systemen. In sommige gevallen biedt het Bedrijf een Zelfbedieningsportaal (“Portal”) voor kandidaten en personeel. Via deze Portal kun je jouw eigen gegevens bijwerken zoals jouw contact- en bankgegevens..
Tot slot gaat deze Verklaring over informatie over personen – zoals gegevens over jou. Het gaat dan om feiten over jou, maar ook om meningen over jou en jouw opvattingen (bijvoorbeeld “Ik ben een voetbalfan”). Het gaat niet zozeer over informatie over het Bedrijf (hoewel deze twee elkaar soms overlappen). Dit type informatie wordt ook wel aangeduid als “persoonsgegevens” of “tot een persoon herleidbare informatie”. In deze Verklaring gebruiken we de term “Persoonsgegevens”.
Welke persoonsgegevens verzamelt en gebruikt het Bedrijf?
Persoonsgegevens die het Bedrijf gewoonlijk verzamelt, zijn onder meer:
• jouw naam, geboortedatum en -plaats, contactgegevens en kwalificaties (voorlichting, trainingscursussen en stages) en alle overige informatie die je hebt vermeld in jouw resumé/CV;
• als je contact met ons opneemt, houden wij die correspondentie in sommige gevallen bij;
• feedback over jou van ons personeel en derden waar je mee samenwerkt of voor werkt, en andere evaluaties; als jij anderen feedback geeft, bewaren we die meestal ook. Ook dat zijn jouw persoonsgegevens (het is immers jouw mening);
• we kunnen ook informatie verzamelen over jouw gebruik van onze systemen zoals (zonder enige beperking) jouw IP-adres, browser, timestamp, locatiegegevens, weblogs en andere communicatiegegevens en de middelen waarvan jij gebruik maakt. Door deze informatie wordt het in de toekomst gemakkelijker om onze systemen te gebruiken;
• gegevens over eventuele beperkingen en eventuele aanpassingen die we voor jou moeten doen op de werkplek;
• Voor jouw arbeidsverhouding met het bedrijf verzamelen we ook de volgende gegevens:
o
jouw geslacht, nationaliteit, kopie van identiteitsdocumenten, kopie diploma’s,
bewijs van adres en kopieën van documenten waaruit blijkt dat je mag werken op
de locaties waar je aan de slag gaat (visums, werkvergunningen,
arbeidsvergunningen, etc.);
o salarisgegevens, gegevens van jouw bankrekening, (onder andere kopie bankpas)
jouw Burgerservicenummer (BSN), jouw belastingtariefgroep,
Loonbelastingverklaring, fiscaal nummer, eventuele (vrijwillige) inhoudingen;
o aan- en afwezigheidsregistraties, bestede tijd aan opdrachten, training,
promoties, onderzoeken en disciplinaire zaken;
o informatie over jouw gebruik van onze IT-systemen en bedrijfsgebouwen (met
inbegrip van Camerabewaking en deurintercomsystemen);
o zakelijke reisinformatie (reisdatums, creditcardgegevens, paspoortnummer,
gemaakte onkosten) voor het onderhandelen over, regelen en aanschaffen van alle
reis gerelateerde zaken (bijv.: vliegtickets, trein-, hotel- &
huurautoreserveringen) en de vergoeding van reiskosten;
o foto’s en video’s van jouw aanwezigheid op training- of vergelijkbare sessies
(tijdens de sessie krijg je gelegenheid om aan te geven dat je niet wilt worden
gefotografeerd of worden opgenomen op video); en
o foto’s en video’s van je aanwezigheid op training- of vergelijkbare sessies
(tijdens de sessie krijg je gelegenheid om aan te geven dat je niet wilt worden
gefotografeerd of worden opgenomen op video); en
o in situaties waarbij dit strikt noodzakelijk en wettelijk toelaatbaar is
kunnen wij ook bepaalde medische gegevens van jou verwerken.
Waarom gebruiken we jouw persoonsgegevens?
Het Bedrijf verzamelt en verwerkt persoonsgegevens om de volgende redenen (doeleinden):
1. om te voldoen aan onze verplichtingen jegens jou als werkgever of klant (in het geval van individuele opdrachtnemers) als je voor het Bedrijf begint te werken; en bij aanvang van jouw werkzaamheden voor het Bedrijf:
a)
om jouw arbeidsovereenkomst na te leven evenals alle andere overeenkomsten en
regels waaraan ons arbeidscontract of andere contractrelatie met je moet
voldoen;
b) om beleid van talentbeheer uit te voeren en te verbeteren (waaronder
algemene analyse van talenten in het personeelsbestand);
c) om overige HR-activiteiten uit te voeren (zoals taakbeheer, aan- en
afwezigheidsbeheer, beheer van opleidingen en people management, kostenbeheer
en disciplinaire procedures);
d) om aandelen en andere activa te beheren waarop je misschien recht hebt;
e) de beveiliging en bescherming van mensen, bedrijfsgebouwen, systemen en
activa bevorderen;
f) toezien op het respecteren van intern beleid en procedures;
g) communicaties en overige systemen beheren die worden gebruikt door FlexToday
(waaronder interne contactendatabases);
h) incidenten en klachten onderzoeken en hierop reageren;
i) voldoen aan verplichtingen, en meewerken aan onderzoeken door de politie, de
overheid of toezichthouders;
j) in het geval van foto’s of video’s van trainingssessies, intern en aan
derden rapporteren dat de trainingssessies hebben plaatsgevonden en de inhoud
ervan (bijvoorbeeld in interne updates) vastleggen evenals het intern marketen
van vergelijkbare sessies; of
k) deelnemen aan een mogelijke of feitelijke overname, verkoop of joint
venture, van een (deel van een) onderneming of bedrijf waarin een lid van FlexToday
wil participeren.
2. om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waar dat nodig is
3. om onze systemen/processen verder ontwikkelen en verbeteren; dit gebeurt vooral in de context van nieuwe IT-systemen en -processen zodat gegevens over jou kunnen worden gebruikt bij het testen van de nieuwe IT-systemen en -processen waarbij dummy data, de werking van dat nieuwe IT-systeem niet volledig kunnen nabootsen.
4. om studies, statistisch onderzoek en analyses uit te voeren, bijvoorbeeld om de doeltreffendheid van de plaatsing van medewerkers bij klanten in diverse bedrijfstakken en geografische gebieden te vergelijken en zo factoren vast te stellen die van invloed zouden kunnen zijn op eventuele verschillen die we daarbij constateren;
5. om gegevens door te geven aan derden (zie hieronder).
Wat zegt de wet hierover?
In de wet staat dat er steeds een “wettelijke grondslag” moet zijn om gegevens die we van je hebben te mogen verwerken.
Wanneer je met FlexToday werkt, is het verwerken van persoonsgegevens voor alle genoemde doelen gebaseerd op verwerkingsgronden zoals de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is (zie hierboven – doeleinden 1), verwerking is vereist om te voldoen aan de verplichtingen van wet- en regelgeving (doeleinden 1 en 2) en/of verwerking is vereist in de gerechtvaardigde belangen van FlexToday en haar personeel om een bedrijf te voeren op een wijze die jouw belangen of grondrechten en fundamentele vrijheden niet bovenmatig schaden (doeleinden 1, 3, 4 en 5). Als verwerking nodig is voor de gerechtvaardigde belangen van FlexToday, dragen we er zorg voor dat de verwerking op een dergelijke manier wordt uitgevoerd dat onze gerechtvaardigde belangen zwaarder wegen dan het belang van enig individu. We verwerken jouw persoonsgegevens alleen op basis van andere gronden wanneer je daar toestemming voor geeft (een andere verwerkingsgrond).
Moet je ons de persoonsgegevens geven waar we jou om vragen?
Het verschaffen van jouw persoonsgegevens is een vereiste om een contract met je aan te gaan en/of dat contract aan te houden. Dit betekent dat het noodzakelijk is dat wij over jouw gegevens beschikken.
Bovendien, als je ons jouw persoonsgegevens niet geeft, kun je ook niet deelnemen aan bepaalde processen zoals loopbaanontwikkeling.
Verwerken we persoonsgegevens over jou zonder menselijke tussenkomst?
Ja, dat is zo. Het Bedrijf maakt gebruik van geautomatiseerde systemen/processen en geautomatiseerde besluitvorming (zoals profilering) om jou en onze klanten de diensten te bieden die je van ons vraagt. Als onze klanten bijvoorbeeld zoeken naar kandidaten voor een functie, kunnen we een zoekopdracht uitvoeren in onze kandidatenlijsten op basis van geautomatiseerde criteria om zo een shortlist aan te maken.
Hoe lang bewaren jullie mijn persoonsgegevens?
De bewaarperiodes van jouw persoonsgegevens zijn afhankelijk van het respectievelijke doel waarvoor deze gegevens worden verwerkt. Het is niet mogelijk om in deze privacyverklaring een overzicht te geven van de diverse bewaarperiodes in een redelijk inzichtelijk formaat. De criteria die worden gebruikt bij het bepalen van de toepasselijke bewaarperiode zijn dat wij de persoonsgegevens die staan beschreven in deze privacyverklaring zullen bewaren zo lang als (i) nodig is voor het respectievelijke doel, (ii) nodig is om onze zakelijke relatie met jou uit te voeren, (iii) je daarvoor toestemming hebt gegeven en/of (iv) vereist is volgens de bij wet bepaalde retentieregels. Het Bedrijf mag (en in sommige gevallen zijn we wettelijk verplicht dat te doen afhankelijk van het soort gegevens) jouw gegevens een aantal jaar bewaren nadat jouw arbeidscontract met ons is beëindigd. Over het algemeen bewaren we gegevens over belastingen en jouw arbeidscontract, financiële gegevens (inclusief payrolling gegevens en gegevens over jouw salaris, etc.) tot maximaal 7 jaar na einde arbeidscontract. Gevoelige gegevens gebruiken we enkel en alleen indien dit strikt noodzakelijk en wettelijk is toegestaan.
Geven we jouw persoonsgegevens door aan derden?
Zoals al eerder aangegeven, maken we jouw gegevens normaliter bekend aan derden. Dat doen we om te voldoen aan de doeleinden die hiervoor staan vermeld. We doen dat in de volgende omstandigheden:
• Aan onze leveranciers. We kunnen bijvoorbeeld een leverancier inhuren om administratieve en operationele werkzaamheden uit te voeren ter ondersteuning van onze relatie met jouw. De leverancier(s) zijn gehouden aan contractuele en overige wettelijke verplichtingen om vertrouwelijk met jouw gegevens om te gaan en jouw privacy te respecteren, en zij hebben alleen toegang tot de gegevens die ze nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren; deze leveranciers zijn meestal IT-dienstverleners (die onze IT-systemen hosten of ondersteunen evenals informatie over jou), bedrijfsgebouwbeheerders (die toezien op de fysieke beveiliging van onze bedrijfspanden en om die reden moeten weten wie jij bent om je zo toegang te verlenen), HR-gerelateerde dienstverleners (die namens ons salarisverwerking of aanvullende arbeidsvoorwaarden uitvoeren zoals cateringdiensten op het werk voor werknemers en collega’s), reisaanbieders (die reizen beheren en organiseren voor collega’s en werknemers) of backoffice financiële en administratieve dienstverleners (die misschien persoonsgegevens van werknemers en collega’s moeten verwerken voor de debiteuren- en crediteurenboekhouding).
• Aan leden van FlexToday in Nederland voor noodzakelijke intercompany uitwisseling van gegevens.
• We delen jouw gegevens met de overheid, de politie, toezichthouders of rechtshandhavingsinstanties als wij, op discretionaire wijze van mening zijn dat we hiertoe wettelijk verplicht zijn, daar het recht toe hebben of als dit voorzichtigheidshalve nodig zou zijn om dit te doen; en
• wanneer we als onderdeel van due diligence met betrekking tot (het uitvoeren van) een fusie, overname, verandering van dienstverlener of andere zakelijke transactie, jouw gegevens moeten bekendmaken aan de mogelijke koper of verkoper, nieuwe dienstverlener of hun adviseurs.
Welke rechten heb je?
• Het recht op toegang tot, en een afschrift van je persoonsgegevens:
Je hebt het recht om een bevestiging te vragen of wij jouw persoonsgegevens verwerken. Als dat het geval is, heb je recht op toegang tot jouw persoonsgegevens en op bepaalde informatie over hoe die verwerkt worden. In sommige gevallen kun je ons vragen om je een elektronisch afschrift van jouw gegevens te sturen. Als er een zelfbedieningssysteem beschikbaar is zoals een Portal, moedigen we je aan om jouw gegevens via deze mogelijkheid te downloaden.
• Recht op het corrigeren van jouw persoonsgegevens
Als je kunt aantonen dat de persoonsgegevens die wij over je hebben, niet correct zijn, kun je ons vragen deze gegevens te updaten of op een andere manier te corrigeren. Als er een zelfbedieningssysteem beschikbaar is zoals een Portal, stellen we je graag voor om jouw gegevens via deze mogelijkheid te updaten.
• Recht op vergetelheid/ gegevens te laten wissen
Als het voor ons niet noodzakelijk is om gegevens om een andere reden te bewaren of verwerken, kun je ons vragen te stoppen met de verwerking van jouw gegevens (of dat beperken) of jouw persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk te wissen.
• Recht om bezwaar te maken
Voor zover de verwerking van jouw gegevens is gebaseerd op de rechtmatige belangen van het Bedrijf (en niet op andere verwerkingsgronden) of te maken heeft met direct marketing, heb je het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens door het Bedrijf op basis van jouw persoonlijke situatie.
Als je gebruik wilt maken van een van jouw rechten, stuur dan een e-mail naar privacy@flextoday.nl. Als je via e-mail contact met ons opneemt om jouw rechten uit te oefenen, kan het Bedrijf je vragen je te identificeren voordat er actie wordt ondernomen op jouw verzoek.
Tot slot heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse gegevensbeschermingsautoriteit, zijnde de Autoriteit Persoonsgegevens in Den Haag.
Gebruiken wij toezichtsystemen op het werk?
Tot de mate waarin dat bij wet is toegestaan, behoudt FlexToday zich het recht voor om de toegang tot, het gebruik en de inhoud te controleren, te monitoren en vast te leggen van enige gegevens die in het bezit zijn van of die worden verwerkt door de IT-systemen van het Bedrijf. We doen dit voor de doeleinden (e) en (h) die we hiervoor hebben beschreven. We willen dit punt toch nog even apart benoemen zodat jij je ervan bewust bent dat jouw gebruik van werk gerelateerde IT-systemen kan worden gemonitord door anderen.
Hoe staat het met gegevensbeveiliging als je systemen van het Bedrijf gebruikt?
Je bent zelf verantwoordelijk voor het veilig omgaan met jouw inloggegevens tot de systemen van het Bedrijf, met name het wachtwoord dat we je hebben toegekend of dat je zelf hebt gekozen. Deze inloggegevens zijn alleen bestemd voor persoonlijk gebruik. Je mag inloggegevens of andere accountinformatie niet delen met anderen of derden.
Hoe kun je contact met ons opnemen?
Heb je vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring of wil je nadere informatie over hoe we jouw persoonsgegevens beschermen en/of als je contact wilt opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (DPO) van FlexToday, e-mail ons dan a.u.b. op naar privacy@flextoday.nl.
Hoe gaan wij om met wijzigingen in deze Privacyverklaring?
De voorwaarden van deze Verklaring kunnen van tijd tot tijd wijzigen. Wij zullen alle wezenlijke wijzigingen aan deze Verklaring publiceren door passende kennisgevingen daarvan op de We!-site of door contact met je op te nemen via andere communicatiekanalen.
FlexToday,
Mei 2019
